In behandeling zijnde reserveringen

1. Inleiding

Pending Reservations is ontworpen om u te helpen groepsboekingen te beheren waarbij de betaling op een later tijdstip wordt geregeld. Met deze functie kunt u de benodigde plaatsen reserveren, een betalingsdeadline instellen, eventuele aanpassingen doorvoeren en zodra de betaling is ontvangen, wordt de boeking automatisch overgedragen naar bevestigde Orders en worden de tickets naar klanten verzonden.

2. Belangrijkste kenmerken van Pending Reservations

Reserveer nu plaatsen, betaal later
Pending Reservations stelt u in staat om plaatsen voor een groep vast te houden zonder directe betaling. Dit is perfect voor grote groepsboekingen waarbij de organisator tijd nodig heeft om betaling van deelnemers te innen.
Stel betalingsdeadlines in
Bij het aanmaken van een reservering wordt de deadline automatisch berekend op basis van uw instellingen. Zie Control Panel -> Settings -> Account-> Pay later payment settings
Breng aanpassingen aan in reserveringen
Pending Reservations biedt flexibiliteit om wijzigingen aan te brengen voordat de bestelling wordt afgerond. Als de groepsgrootte verandert, kunt u plaatsen toevoegen of verwijderen, prijzen aanpassen of andere boekingsgegevens wijzigen voordat de betaling wordt bevestigd.
Geautomatiseerde ticketuitgifte
Zodra de betaling is bevestigd, zet Pending Reservations de reservering automatisch om in een definitieve bestelling. Het systeem stuurt vervolgens de tickets rechtstreeks naar de klanten, waardoor het proces wordt vereenvoudigd en tijdige levering wordt gegarandeerd.
Naadloze overgang naar Orders
Wanneer de betaling is voltooid, wordt de reservering automatisch overgedragen naar de Orders List sectie van het systeem. Hierdoor kunt u alle bevestigde boekingen op één plek volgen, wat eenvoudig beheer en opvolging garandeert

3. Hoe Pending Reservations te gebruiken voor groepsboekingen

Schakel Pay Later opties in:

Om Pay Later opties te activeren, navigeert u naar Control Panel → Settings → Account en zoekt u de ‘Pay Later Payment Settings’ sectie. Schakel ‘Allow payments via payment link’ en/of ‘Allow payments via bank transfer.’ in. Hier kunt u ook een standaard betalingsdeadline instellen, waarbij u de tijd definieert die gasten hebben om hun betaling te voltooien. Deze deadline kan indien nodig worden aangepast voor individuele reserveringen.

Maak een Pending Reservation aan
- navigeer naar Control Panel → Orders → Order List en selecteer Add Order.
  - Kies de volgende details:
    - Payment Method: Selecteer “Pay by Payment Link” of “Pay by Bank Transfer.”
    - Tickets en aantal plaatsen: Specificeer het aantal plaatsen, het evenement en de datum.
  - Volg de stappen in het boekingsproces en voltooi de reservering door Sending Payment Instructions naar de klant te sturen.
  - Zodra de reservering is aangemaakt, kunt u deze bovenaan Control Panel → Orders → Reservations List vinden voor eenvoudige toegang en beheer.
  - U kunt nu notities toevoegen of indien nodig aanpassingen aan de reservering aanbrengen.
  - Zodra de reservering is aangemaakt, ontvangt de klant een e-mail met een samenvatting van de boeking en gedetailleerde betalingsinstructies.
Pas de reservering indien nodig aan
- Als de klant om wijzigingen vraagt (bijv. meer plaatsen), kunt u de reservering eenvoudig aanpassen vóór de betalingsdeadline.
- Als de klant om wijzigingen vraagt (bijv. extra plaatsen), kunt u de reservering eenvoudig bijwerken vóór de betalingsdeadline
Bevestig betaling & draag over naar Orders

Payment Links: Zodra de betaling via de betalingslink is ontvangen, zal het systeem automatisch de reservering afronden en deze overdragen naar de Orders List.
Bank Transfers: Voor bankoverschrijvingen moet u betalingen handmatig monitoren. Nadat u de overschrijving heeft ontvangen, zoekt u de Reservation ID in de betalingsgegevens. Ga vervolgens naar de Pending Reservations sectie, zoek de reservering op met behulp van de ID en markeer deze als betaald.
Zodra de betaling is bevestigd, zal het systeem automatisch de tickets naar klanten sturen, wat zorgt voor een soepele en naadloze ervaring.

Behandel onbetaalde reserveringen
- Als de betalingsdeadline wordt gemist, kunt u de deadline verlengen (indien gevraagd door de klant). Anders worden plaatsreserveringen vrijgegeven.

4. Tips voor effectief beheer van groepsreserveringen

Bereid een aanvraagformulier voor: Bied een gedetailleerd aanvraagformulier aan om ervoor te zorgen dat klanten weten welke informatie en specifieke verzoeken ze moeten indienen bij het boeken. Dit helpt het proces te stroomlijnen en zorgt ervoor dat u vooraf alle benodigde details ontvangt.
Stel capaciteitslimieten in voor groepsboekingen: Stel toegangs- of capaciteitslimieten in voor groepsboekingen om groepsbezoeken in de loop van de tijd efficiënt te beheren. Dit zorgt voor een soepele verdeling van bezoekers en voorkomt overbevolking.
Documenteer gesprekken in notities: Houd een overzicht bij van alle communicatiedetails in de sectie Notities. Dit helpt u om verzoeken, voorkeuren en discussies van klanten bij te houden, waardoor het gemakkelijker wordt om later op te volgen of te beoordelen.

5. Definities

Reserveringsstatussen verduidelijkt:

Open - (Wordt verborgen in de Control Panel weergave) De reservering is gestart maar blijft onvolledig, omdat de Send Payment Instructions knop niet is aangeklikt.
Pending - De reservering is onbetaald, maar de betalingsdeadline is nog niet verstreken.
Initiated - De gebruiker is het betalingsproces gestart, maar de betaling is niet voltooid.
Overdue - De reservering is onbetaald en de betalingsdeadline is verlopen. De reservering blijft echter relevant omdat de geplande bezoekdatum nog niet is aangebroken.
Expired - De reservering is onbetaald en zowel de betalingsdeadline als de bezoekdatum zijn verstreken.
Cancelled - De reservering is geannuleerd, handmatig.
Completed - De betaling is succesvol gedaan en de reservering is afgerond. De reservering wordt omgezet in een bestelling, die verder kan worden beheerd vanuit de Orders List.