Groepsboekingen

1. Overzicht groepsboekingen

Groepsboekingen zijn om verschillende redenen cruciaal in de vrijetijdsindustrie:

1. Verbeterde sociale ervaring: Veel vrijetijdsactiviteiten zijn leuker wanneer ze worden beleefd met vrienden, familie of collega's. Groepsboekingen vergemakkelijken het organiseren van en deelnemen aan deze activiteiten samen, waardoor sociale interacties worden versterkt en gedenkwaardige ervaringen worden gecreëerd.

2. Verhoogde omzet: Groepsboekingen omvatten vaak grotere gezelschappen, wat leidt tot hogere inkomsten per boeking in vergelijking met individuele boekingen. Het aanbieden van groepspakketten en kortingen kan meer klanten aantrekken en de totale verkoop stimuleren.

3. Efficiënt capaciteitsgebruik: Vrijetijdslocaties, zoals tours, attracties en evenementen, kunnen hun capaciteit optimaliseren door grotere groepen efficiënt te accommoderen. Dit helpt de omzet te maximaliseren en zorgt voor een levendigere sfeer.

4. Aantrekken van zakelijke en speciale evenementen: Groepsboekingen zijn aantrekkelijk voor zakelijke klanten en organisatoren van speciale evenementen (bijv. teambuilding-oefeningen, vieringen), wat locaties de mogelijkheid biedt om aan specifieke behoeften en voorkeuren te voldoen.

5. Klanttevredenheid: Door gestroomlijnde boekingsprocessen, aangepaste pakketten en het accommoderen van groepsspecifieke verzoeken aan te bieden, kunnen vrijetijdsbedrijven de klanttevredenheid en loyaliteit vergroten.

6. Marketing en mond-tot-mondreclame: Tevreden groepsklanten zullen waarschijnlijk hun positieve ervaringen met anderen delen, wat leidt tot mond-tot-mondreclame en mogelijk meer groepsboekingen in de toekomst aantrekt.

Over het algemeen dragen groepsboekingen niet alleen bij aan omzetgroei, maar spelen ze ook een belangrijke rol bij het creëren van plezierige en gedenkwaardige vrijetijdservaringen voor deelnemers.

Het beheren van groepen kan op verschillende manieren worden benaderd:

• Kleine groepen (bijv. familiereünies, verjaardagsfeestjes): Sta hen toe om groepsbezoeken te boeken en te betalen via ons reguliere afrekenproces.

• Grotere groepen (bijv. schoolbezoeken, zakelijke evenementen): Deze vereisen meer gedetailleerde planning en persoonlijke aandacht, inclusief offertes en facturen om hun interne processen te ondersteunen. Pas de bezoekervaring aan om aan hun specifieke behoeften te voldoen.

2. Kleine groepen

Voor het beheren van kleinere groepen raden we aan het reguliere afrekenproces te gebruiken. Volg deze stappen:

1. Maak een categorie ‘Groepstickets’:

2. Als u verschillende pakketten aanbiedt, maak dan een aparte categorie voor elk pakket:

1. Maak tickets voor elk pakket en vergeet niet:

   • Stel een minimum aantal tickets in om in aanmerking te komen als groepsboeking.

   • Verbeter de aantrekkelijkheid van tickets: Voeg maaltijdbonnen en souvenirs toe om het toegangsticket aantrekkelijker te maken.

   • Optionele upsells: Bied extra opties aan zoals rondleidingen en familiefotosessies.

   • Pas kortingsregels toe: Stimuleer conversies met kortingsaanbiedingen (bijv. Koop 5 studententickets, krijg 1 docententicket gratis).

   • Dynamische prijzen: Gebruik dynamische prijzen om eerdere boekingen aan te moedigen.

3. Grote groepen

Grotere groepen hebben mogelijk meer persoonlijke aandacht nodig en kunnen, vanwege hun bedrijfsprocessen, offertes en facturen nodig hebben. Hoewel we momenteel geen PDF-verwerking ondersteunen, kunt u groepsboekingen als volgt afhandelen met het Convious-systeem.

Categorieën instellen

3.1. Eerste contact:

• Maak een categorie ‘Grote groepen’

  • Opmerking: Deze categorie mag geen tickets toegewezen hebben

• Leid de categorie door naar een TypeForm, Google Form of een ander contactformulier naar keuze.
  

• Toon deze categorie in de checkout

3.2. Groepsreserveringscategorie

• Maak een categorie met de naam ‘Grote groepsreservering’ en verberg deze in de checkout.

• Maak producten aan en wijs ze toe aan deze verborgen categorie.

• Als extra activiteiten met specifieke tijdslots nodig zijn, maak dan Upsell-producten met toegewezen tijdslots.

  • Tip: Tickets voor grote groepsboekingen mogen niet worden gedeeld met andere categorieën. Dit helpt u later grote groepsboekingsorders te identificeren. Zie stap 3.6.

Verwerking groepsreservering

3.3. Reservering aanmaken

• Wanneer u een nieuw verzoek ontvangt, ga naar Convious Control Panel -> Orders-> Openstaande reserveringen -> Nieuwe reservering.

• Bij het aanmaken van een nieuwe reservering ziet u alleen de datums die beschikbaar zijn voor het gevraagde aantal personen. Om de dagelijkse bedrijfsvoering beter te begrijpen, raadpleeg het Toegang en Capaciteit rapport onder Convious Control Panel -> Venue -> Capacity

• Als de gevraagde dagen niet beschikbaar zijn, neem dan contact op met de groepsleider om alternatieve opties te bespreken. Zodra alle details zijn bevestigd, ga verder met de volgende stappen.

• Kies op de pagina Nieuwe reservering voor ‘Betaallink verzenden’ of ‘Bankoverschrijving verzenden’.

• Navigeer naar de verborgen categorie ‘Grote groepsreservering’ en selecteer tickets volgens het verzoek om ze te reserveren in het Convious-systeem.
  

  • Tip: Vraag altijd om een referentie-ID voor bankbetalingen.

• Na het aanmaken van de reservering, vindt u deze onder Control Panel -> Orders -> Openstaande reserveringen

• Zoek de reservering op referentie-ID, e-mail en datum, en voeg relevante opmerkingen toe in het notitieveld.

  • Opmerking: We ondersteunen het verzenden van PDF-facturen vanuit Convious niet, maar u kunt een andere tool gebruiken of ze handmatig maken.

3.4. Reservering aanpassen

Als een klant om correcties vraagt:

• Navigeer naar Control Panel -> Orders -> Openstaande reserveringen.

• Vind uw aanbieding op referentie-ID

• Klik op Actions -> Edit en breng de nodige wijzigingen aan.

• Na het aanbrengen van wijzigingen ontvangt de klant een e-mail met de bijgewerkte aanbieding.

• Verstuur de op maat gemaakte aanbieding opnieuw indien nodig.

3.5. Betaling verwerken

• Zodra de betaling is ontvangen, zoek de aanbieding op met het verstrekte referentie-ID.

• Zoek de aanbieding, klik op Actions -> Markeer als betaald

• Zodra de aanbieding als betaald is gemarkeerd, wordt de bestelling aangemaakt en worden de tickets naar de klant verzonden.

4. Voorbereiden op de bezoekdag

3.6 Alle groepsboekingen voor de dag ophalen

Zorg ervoor dat u voor de bezoekdag klaar bent om de groepen te ontvangen en instrueer uw teams dienovereenkomstig. Volg deze stappen om de Run Sheets voor te bereiden:

• Ga naar de bestellijst en filter bestellingen op:

  • Bezoekdatum

  • Groepstickets

• Exporteer de bestellingen.