Réservations en attente

1. Introduction

Réservations en attente est conçu pour vous aider à gérer les réservations de groupe où le paiement est organisé ultérieurement. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez réserver les places nécessaires, définir une date limite de paiement, effectuer les ajustements nécessaires et, une fois le paiement reçu, la réservation est automatiquement transférée vers les Commandes confirmées et les billets sont envoyés aux clients.

2. Fonctionnalités clés des Réservations en attente

Réserver des places maintenant, payer plus tard
Réservations en attente vous permet de bloquer des places pour un groupe sans paiement immédiat. C'est parfait pour les réservations de grands groupes où l'organisateur a besoin de temps pour collecter le paiement auprès des participants.
Définir des dates limites de paiement
Lors de la création d'une réservation, la date limite sera calculée automatiquement en fonction de vos paramètres. Voir Panneau de contrôle → Paramètres → Compte → Paramètres de paiement différé
Apporter des modifications aux réservations
Réservations en attente offre la flexibilité d'apporter des modifications avant de finaliser la commande. Si la taille du groupe change, vous pouvez ajouter ou supprimer des places, ajuster les prix ou modifier d'autres détails de réservation avant la confirmation du paiement.
Émission automatique des billets
Une fois le paiement confirmé, Réservations en attente convertit automatiquement la réservation en commande finalisée. Le système envoie ensuite les billets directement aux clients, simplifiant le processus et garantissant une livraison rapide.
Transition transparente vers les Commandes
Lorsque le paiement est effectué, la réservation est automatiquement transférée vers la section Liste des commandes du système. Cela vous permet de suivre toutes les réservations confirmées en un seul endroit, garantissant une gestion et un suivi faciles

3. Comment utiliser les Réservations en attente pour les réservations de groupe

Activer les options de paiement différé :

Pour activer les options de paiement différé, accédez à Panneau de contrôle → Paramètres → Compte et localisez la section 'Paramètres de paiement différé'. Activez 'Autoriser les paiements via lien de paiement' et/ou 'Autoriser les paiements par virement bancaire.' Ici, vous pouvez également définir une date limite de paiement par défaut, définissant le délai dont disposent les clients pour effectuer leur paiement. Cette date limite peut être personnalisée pour chaque réservation selon les besoins.

Créer une réservation en attente
- accédez à Panneau de contrôle → Commandes → Liste des commandes et sélectionnez Ajouter une commande.
  - Choisissez les détails suivants :
    - Méthode de paiement : Sélectionnez soit “Payer par lien de paiement” ou “Payer par virement bancaire.”
    - Billets et nombre de places : Spécifiez le nombre de places, l'événement et la date.
  - Suivez les étapes du processus de réservation et finalisez la réservation en Envoyant les instructions de paiement au client.
  - Une fois la réservation créée, vous pouvez la trouver en haut de Panneau de contrôle → Commandes → Liste des réservations pour un accès et une gestion faciles.
  - Vous pouvez maintenant ajouter des notes ou apporter des ajustements à la réservation selon les besoins.
  - Une fois la réservation créée, le client recevra un e-mail avec un résumé de la réservation et des instructions de paiement détaillées.
Ajuster la réservation si nécessaire
- Si le client demande des modifications (par exemple, plus de places), vous pouvez facilement modifier la réservation avant la date limite de paiement.
- Si le client demande des modifications (par exemple, des places supplémentaires), vous pouvez facilement mettre à jour la réservation avant la date limite de paiement
Confirmer le paiement et transférer vers les Commandes

Liens de paiement : Une fois le paiement reçu via le lien de paiement, le système finalisera automatiquement la réservation et la transférera vers la Liste des commandes.
Virements bancaires : Pour les virements bancaires, vous devrez surveiller manuellement les paiements. Après avoir reçu le virement, localisez l'ID de réservation dans les détails du paiement. Ensuite, accédez à la section Réservations en attente, recherchez la réservation à l'aide de l'ID et marquez-la comme payée.
Une fois le paiement confirmé, le système enverra automatiquement les billets aux clients, garantissant une expérience fluide et transparente.

Gérer les réservations impayées
- Si la date limite de paiement est manquée, vous pouvez soit prolonger la date limite (si demandé par le client). Sinon, les réservations de places seront libérées.

4. Conseils pour gérer efficacement les réservations de groupe

Préparer un formulaire de demande : Fournissez un formulaire de demande détaillé pour garantir que les clients savent quelles informations et demandes spécifiques ils doivent soumettre lors de la réservation. Cela aide à rationaliser le processus et garantit que vous recevez tous les détails nécessaires dès le départ.
Définir des limites de capacité pour les réservations de groupe : Établissez des limites d'admission ou de capacité pour les réservations de groupe afin de gérer efficacement les visites de groupe au fil du temps. Cela garantit une répartition fluide des participants et évite la surpopulation.
Documenter les conversations dans les Notes : Conservez un enregistrement de tous les détails de communication dans la section Notes. Cela vous aide à suivre les demandes, préférences et discussions des clients, facilitant le suivi ou la révision ultérieure.

5. Définitions

Statuts de réservation clarifiés :

Ouverte - (Sera masquée de la vue du Panneau de contrôle) La réservation a été commencée mais reste incomplète, car le bouton Envoyer les instructions de paiement n'a pas été cliqué.
En attente - La réservation est impayée, mais la date limite de paiement n'est pas encore passée.
Initiée - L'utilisateur a commencé le processus de paiement, mais le paiement n'a pas été finalisé.
En retard - La réservation est impayée et la date limite de paiement est expirée. Cependant, la réservation reste pertinente car la date de visite prévue n'est pas encore arrivée.
Expirée - La réservation est impayée et la date limite de paiement ainsi que la date de visite sont passées.
Annulée - La réservation a été annulée, soit manuellement.
Terminée - Le paiement a été effectué avec succès et la réservation est finalisée. La réservation est convertie en commande, qui peut être gérée davantage depuis la Liste des commandes.