1. Aperçu des réservations de groupe
Les réservations de groupe sont cruciales dans l'industrie des loisirs pour plusieurs raisons :
Expérience sociale améliorée : De nombreuses activités de loisirs sont plus agréables lorsqu'elles sont vécues avec des amis, de la famille ou des collègues. Les réservations de groupe facilitent l'organisation et la participation à ces activités ensemble, améliorant les interactions sociales et créant des expériences mémorables.
Augmentation des revenus : Les réservations de groupe impliquent souvent des groupes plus importants, générant des revenus plus élevés par réservation par rapport aux réservations individuelles. Proposer des forfaits et des réductions de groupe peut attirer plus de clients et augmenter les ventes globales.
Utilisation efficace de la capacité : Les lieux de loisirs, tels que les visites, les attractions et les événements, peuvent optimiser leur capacité en accueillant efficacement des groupes plus importants. Cela permet de maximiser les revenus et d'assurer une atmosphère plus dynamique.
Attirer les événements d'entreprise et spéciaux : Les réservations de groupe sont attrayantes pour les clients d'entreprise et les organisateurs d'événements spéciaux (par exemple, exercices de team-building, célébrations), offrant aux lieux des opportunités de répondre à des besoins et préférences spécifiques.
Satisfaction client : En offrant des processus de réservation simplifiés, des forfaits personnalisés et en répondant aux demandes spécifiques des groupes, les entreprises de loisirs peuvent améliorer la satisfaction et la fidélité des clients.
Marketing et bouche-à-oreille : Les clients de groupe satisfaits sont susceptibles de partager leurs expériences positives avec d'autres, conduisant à une promotion par bouche-à-oreille et attirant potentiellement davantage de réservations de groupe à l'avenir.
Dans l'ensemble, les réservations de groupe contribuent non seulement à la croissance des revenus, mais jouent également un rôle important dans la création d'expériences de loisirs agréables et mémorables pour les participants.
La gestion des groupes peut être abordée de différentes manières :
Petits groupes (par exemple, réunions de famille, fêtes d'anniversaire) : Permettez-leur de réserver et de payer pour des visites de groupe via notre processus de paiement régulier.
Groupes plus importants (par exemple, visites scolaires, événements d'entreprise) : Ceux-ci nécessitent une planification plus détaillée et une attention personnalisée, y compris des devis et des factures pour soutenir leurs processus internes. Adaptez l'expérience de visite pour répondre à leurs besoins spécifiques.
2. Petits groupes
Pour gérer les petits groupes, nous recommandons d'utiliser le flux de paiement régulier. Suivez ces étapes :
Créer une catégorie “Billets de groupe” :
Si vous proposez différents forfaits, créez une catégorie distincte pour chaque forfait :
Créez des billets pour chaque forfait et n'oubliez pas :
Définir le nombre minimum de billets pour être qualifié de réservation de groupe.
Améliorer l'attrait du billet : Incluez des bons de repas et des souvenirs pour rendre le billet d'entrée plus attractif.
Ventes additionnelles optionnelles : Proposez des options supplémentaires comme des visites guidées et des séances photo de famille.
Appliquer des règles de réduction : Encouragez les conversions avec des offres de réduction (par exemple, Achetez 5 billets étudiants, obtenez 1 billet enseignant gratuit).
Tarification dynamique : Utilisez la tarification dynamique pour encourager les réservations anticipées.
3. Grands groupes
Les groupes plus importants peuvent nécessiter une attention plus personnelle et, en raison de leurs processus d'entreprise, ils peuvent avoir besoin de devis et de factures. Bien que nous ne prenions pas actuellement en charge le traitement PDF, voici comment vous pouvez gérer les réservations de groupe à l'aide du système Convious.
Configuration des catégories
3.1. Premier contact :
Créer une catégorie “Grands groupes”
Remarque : Cette catégorie ne doit avoir aucun billet qui lui est attribué
Redirigez la catégorie vers un TypeForm, Google Form ou un autre formulaire de contact de votre choix.
Affichez cette catégorie dans le processus de paiement
3.2. Catégorie de réservation de groupe
Créez une catégorie nommée “Réservation de grand groupe” et masquez-la du processus de paiement.
Créez des produits et attribuez-les à cette catégorie masquée.
Si des activités supplémentaires avec des créneaux horaires spécifiques sont nécessaires, créez des produits de vente additionnelle avec des créneaux horaires dédiés.
Conseil : Les billets pour les réservations de grands groupes ne doivent pas être partagés avec d'autres catégories. Cela vous aidera à identifier les commandes de réservation de grands groupes plus tard. Voir l'étape 3.6.
Traitement des réservations de groupe
3.3. Créer une réservation
Lorsque vous recevez une nouvelle demande, allez dans Convious Control Panel -> Orders-> Pending Reservations -> New Reservation.
Lors de la création d'une nouvelle réservation, vous ne verrez que les dates disponibles pour le nombre de personnes demandé. Pour mieux comprendre l'activité du jour, consultez le rapport Admission et Capacité sous Convious Control Panel -> Venue -> Capacity
Si les jours demandés ne sont pas disponibles, contactez le responsable du groupe pour discuter d'options alternatives. Une fois tous les détails confirmés, procédez aux étapes suivantes.
Sur la page Nouvelle réservation, choisissez soit “Envoyer le lien de paiement”, soit “Envoyer le virement bancaire”.
Accédez à la catégorie masquée “Réservation de grand groupe” et sélectionnez les billets selon la demande pour les réserver dans le système Convious.
Conseil : Demandez toujours un ID de référence pour les paiements bancaires.
Après avoir créé la réservation, retrouvez-la sous Control Panel -> Orders -> Pending Reservations
Localisez la réservation par ID de référence, e-mail et date, et ajoutez des commentaires pertinents dans la section des notes.
Remarque : Nous ne prenons pas en charge l'envoi de factures PDF depuis Convious, mais vous pouvez utiliser un autre outil ou les créer manuellement.
3.4. Ajuster la réservation
Si un client demande des corrections :
Accédez à Control Panel -> Orders -> Pending Reservations.
Trouvez votre offre par ID de référence
Cliquez sur Actions -> Edit et effectuez les modifications nécessaires.
Après avoir effectué les modifications, le client recevra un e-mail avec l'offre mise à jour.
Renvoyez l'offre personnalisée si nécessaire.
3.5. Traitement du paiement
Une fois le paiement reçu, trouvez l'offre en utilisant l'ID de référence fourni.
Localisez l'offre, cliquez sur Actions -> Mark it as Paid
Une fois l'offre marquée comme payée, la commande sera créée et les billets seront envoyés au client.
4. Préparer le jour de la visite
3.6 Extraire toutes les réservations de groupe pour la journée
Pour le jour de la visite, assurez-vous d'être prêt à accueillir les groupes et d'instruire vos équipes en conséquence. Suivez ces étapes pour préparer les feuilles de route :
Accédez à la liste des commandes et filtrez les commandes par :
Date de visite
Billets de groupe
Exportez les commandes.