Hoe verlenging werkt
Wanneer de lidmaatschapsperiode van een lid eindigt, wordt het verlengingsproces automatisch uitgevoerd op basis van het betalingsplan en de geregistreerde betaalmethode. Dit is wat er gebeurt:
Een herinneringse-mail wordt naar het lid gestuurd 14 dagen voor hun verlengingsdatum.
Op de verlengingsdatum wordt de betaling automatisch afgeschreven met de geregistreerde kaart.
Een nieuwe bestelling wordt aangemaakt voor de verlengingsperiode.
Als de betaling slaagt, wordt een bevestigingse-mail voor de verlenging verzonden en wordt de geldigheid van de barcode van het lid verlengd voor de nieuwe periode — bijvoorbeeld van 1 maart 2026 tot 28 februari 2027.
Als de betaling mislukt, ontvangt het lid een melding van mislukte betaling en probeert het systeem maximaal drie keer opnieuw. De barcode blijft inactief totdat de betaling slaagt. Als alle pogingen mislukken, wordt het lidmaatschap geannuleerd en ontvangt het lid een annuleringsmelding.
Als een lid automatische verlenging uitgeschakeld heeft, wordt er bij verlenging geen bedrag afgeschreven — het lidmaatschap verloopt op de einddatum en het lid ontvangt in plaats daarvan een verloopherinnering (zie Verloopherinnering hieronder).
Verlenging configureren in het Control Panel
Automatische verlenging inschakelen voor een betalingsplan
Automatische verlenging wordt per betalingsplan geconfigureerd. Om het in of uit te schakelen, navigeer je naar je lidmaatschapsproduct in het Control Panel en bekijk je de instellingen van het betalingsplan. Je kunt deze instellingen op elk moment zelf wijzigen.
💡 Opmerking: “Actief” betekent dat het plan beschikbaar is voor nieuwe aankopen bij het afrekenen. Leden die al een lidmaatschap hebben op een inactief plan, behouden hun lidmaatschap en verlengingsgedrag ongewijzigd — inactief betekent simpelweg dat nieuwe leden dat plan niet kunnen kopen.
Prijsplannen toevoegen en beheren
Om een nieuw prijsplan te introduceren (bijvoorbeeld een prijsverhoging voor de volgende verlengingscyclus):
Navigeer naar het lidmaatschapsproduct in je Control Panel en klik op Add a pricing plan.
Stel het plantype in (jaarlijks, maandelijks of beide) en voer de prijzen in.
Configureer de verlengingsregels en klik op Save. Het nieuwe plan wordt opgeslagen als concept — het is nog niet zichtbaar bij het afrekenen.
Om het plan actief en beschikbaar te maken voor nieuwe aankopen, klik je op het drie-puntenmenu naast het plan en selecteer je Activate.
Zodra een nieuw prijsplan actief is, moet je beslissen wat er gebeurt met leden op je bestaande plannen. Vanuit het drie-puntenmenu bij het bestaande plan heb je drie opties:
Migrate — Bestaande leden op dit plan gaan over naar het nieuwe prijsplan bij hun volgende verlenging. Ze ontvangen de standaard 14-daagse verlengingsherinnering voordat dit gebeurt.
Discontinue — Het plan wordt niet meer verlengd. Leden op dit plan bereiken het einde van hun huidige periode en hun lidmaatschap wordt niet voortgezet.
Remove — Verwijdert het plan volledig. Deze optie is alleen beschikbaar als er momenteel geen leden op het plan zitten.
⚠️ Belangrijk: Na het activeren van een nieuw prijsplan worden leden op een migrerend plan niet onmiddellijk verlengd naar het nieuwe plan. Elk lid moet eerst zijn 14-daagse verlengingsherinnering ontvangen. Verlengingen naar het nieuwe plan beginnen pas 14 dagen na activering, zodra die herinneringen zijn verzonden.
Verlengingse-mails
Convious stuurt vijf soorten verlengingsgerelateerde e-mails naar leden. Deze worden automatisch verzonden — er is geen actie van je team vereist.
E-mail 1: Verlengingsherinnering
Wanneer: 14 dagen voor de verlengingsdatum, voor leden met automatische verlenging ingeschakeld.
Doel: Informeert het lid dat hun lidmaatschap automatisch wordt verlengd en dat de betaling wordt afgeschreven. Stelt hen in staat om hun betaalmethode bij te werken of zich af te melden voordat de afschrijving plaatsvindt.
Wat het bevat:
Verlengingsdatum en verschuldigd bedrag (per lidmaatschapshouder op de bestelling)
Geregistreerde betaalmethode (laatste vier cijfers van de kaart)
Een Manage my Membership-knop die linkt naar My Account, waar het lid hun betalingsgegevens kan bijwerken of automatische verlenging kan uitschakelen vóór de verlengingsdatum
Regionale naleving: De e-mail bevat automatisch wettelijk vereiste mededelingen op basis van de regio van je locatie:
Regio | Meegeleverde mededeling |
|---|---|
Duitsland / Nederland | Verklaring dat het contract na verlenging voor onbepaalde tijd wordt en maandelijks kan worden opgezegd |
Verenigd Koninkrijk | Melding van 14-daagse bedenktijd — leden kunnen een volledige terugbetaling aanvragen na verlenging als het lidmaatschap niet is gebruikt |
Deze mededelingen worden automatisch toegepast. Er is geen configuratie vereist.
E-mail 2: Verloopherinnering
Wanneer: 14 dagen voor de verloopdatum, voor leden die geen automatische verlenging hebben ingeschakeld.
Doel: Informeert het lid dat hun lidmaatschap verloopt en nodigt hen uit om handmatig te verlengen.
Wat het bevat:
De verloopdatum
Een Renew My Membership-knop die direct linkt naar de checkout zodat het lid in een paar klikken opnieuw kan kopen
💡 Opmerking: Deze e-mail bevat geen betalingsgegevens of nalevingsclausules — het is een uitnodiging om opnieuw te kopen, geen melding van een automatische afschrijving.
E-mail 3: Verlengingsbevestiging
Wanneer: Direct nadat een succesvolle verlengingsbetaling is verwerkt.
Doel: Bevestigt aan het lid dat hun lidmaatschap is verlengd, hun betaling is verwerkt en hun toegang is verlengd. Hun bestaande lidmaatschapskaart en barcode blijven actief — er wordt geen nieuwe pas uitgegeven.
Wat het bevat:
Bevestiging dat het lidmaatschap succesvol is verlengd
Nieuwe geldigheidsdata voor het lidmaatschap
Een melding van een 14-daagse bedenktijd: het lid kan binnen 14 dagen na verlenging een volledige terugbetaling aanvragen, mits het lidmaatschap sinds de verlengingsdatum niet is gebruikt
💡 Opmerking: Deze e-mail vervangt de standaard bestelbevestigingse-mail voor verlengingstransacties. Het wordt niet verzonden voor de initiële lidmaatschapsaankoop.
E-mail 4: Melding van mislukte betaling
Wanneer: Na elke mislukte betalingspoging tijdens het opnieuw proberen.
Doel: Informeert het lid dat hun verlengingsbetaling niet is gelukt en vraagt hen om hun betaalmethode bij te werken vóór de volgende poging.
Wat het bevat:
Het bedrag dat niet kon worden afgeschreven
Een verzoek om hun betaalmethode bij te werken via My Account
Een Manage my Membership-knop die direct linkt naar My Account
💡 Opmerking: Deze e-mail wordt verzonden na elke mislukte poging, maximaal drie keer. De barcode van het lid blijft inactief totdat een betalingspoging slaagt.
E-mail 5: Melding van lidmaatschapsannulering
Wanneer: Nadat alle drie de betalingspogingen zijn mislukt.
Doel: Informeert het lid dat hun lidmaatschap is geannuleerd omdat de betaling niet kon worden geïnd, en dat hun pas is gedeactiveerd.
Wat het bevat:
Bevestiging dat het lidmaatschap is geannuleerd
Een opmerking dat de pas en barcode niet langer actief zijn
Een uitnodiging om een nieuw lidmaatschap te kopen via de checkout
💡 Opmerking: Zodra een lidmaatschap is geannuleerd door mislukte pogingen, moet het lid een nieuw lidmaatschap kopen — de bestaande pas kan niet worden gereactiveerd.
Wat leden kunnen doen vóór verlenging
Leden kunnen hun eigen verlengingsinstellingen beheren via het My Account-portaal:
Hun betaalmethode bijwerken — om ervoor te zorgen dat de verlengingsafschrijving slaagt
Automatische verlenging uitschakelen — om zich af te melden voordat er wordt afgeschreven
Wijzigingen moeten worden doorgevoerd vóór de verlengingsdatum. Zodra de verlengingsbetaling is verwerkt, is het standaard bedenktijdbeleid van toepassing.
Veelgestelde vragen
V: Een lid zegt dat ze geen verlengingsherinnering hebben ontvangen. Wat moet ik controleren?
A: Bevestig dat automatische verlenging is ingeschakeld op het plan van het lid in het Control Panel en dat de verlengingsdatum nog niet is verstreken. Als alles correct lijkt, vraag het lid dan om hun spammap te controleren. Neem contact op met Convious Support als je denkt dat de e-mail niet is verzonden.
V: Ontvangen maandelijkse leden elke maand een herinnering?
A: Nee. Voor leden die na hun eerste jaar overstappen naar maandelijkse facturering, wordt de verlengingsherinnering één keer verzonden — wanneer het contract overgaat naar onbepaalde tijd. Daarna worden er geen herinneringen meer verzonden vóór elke maandelijkse afschrijving, om inbox-vermoeidheid te voorkomen.
V: Kan ik de verlengingse-mails aanpassen?
A: De kerninhoud en wettelijk vereiste mededelingen worden beheerd door Convious om naleving te waarborgen. Je locatienaam, productnamen en branding worden automatisch toegepast vanuit je Control Panel-instellingen. Neem contact op met Convious Support voor specifieke brandingvragen.
V: Wat gebeurt er als de betaling van een lid mislukt bij verlenging?
A: Het systeem probeert de betaling maximaal drie keer opnieuw. Het lid ontvangt na elke mislukte poging een melding van mislukte betaling, met het verzoek om hun betaalmethode bij te werken. Hun barcode blijft inactief totdat de betaling slaagt. Als alle drie de pogingen mislukken, wordt het lidmaatschap geannuleerd, wordt de pas gedeactiveerd en ontvangt het lid een annuleringsmelding.
V: Een lid wil verlengen maar heeft automatische verlenging uitgeschakeld — hoe doen ze dat?
A: Ze ontvangen 14 dagen voordat hun lidmaatschap eindigt een verloopherinnering, met een directe link om opnieuw te kopen. Ze kunnen ook op elk moment inloggen op My Account om handmatig te verlengen.