Renouvellement d'adhésion : fonctionnement et configuration

Fonctionnement du renouvellement

Lorsque la période d'adhésion d'un membre se termine, le processus de renouvellement s'exécute automatiquement en fonction du plan de facturation et du moyen de paiement enregistré. Voici ce qui se passe :

1. Un e-mail de rappel est envoyé au membre 14 jours avant sa date de renouvellement.

2. À la date de renouvellement, le paiement est débité automatiquement à l'aide de la carte enregistrée.

3. Une nouvelle commande est créée pour la période de renouvellement.

4. Si le paiement réussit, un e-mail de confirmation de renouvellement est envoyé et la validité du code-barres du membre est prolongée pour couvrir la nouvelle période — par exemple, du 1er mars 2026 au 28 février 2027.

5. Si le paiement échoue, le membre reçoit une notification d'échec de paiement et le système réessaie jusqu'à trois fois. Le code-barres reste inactif jusqu'à ce que le paiement réussisse. Si toutes les tentatives échouent, l'adhésion est annulée et le membre reçoit un avis d'annulation.

Si un membre a le renouvellement automatique désactivé, aucun débit n'est effectué au renouvellement — l'adhésion expire à sa date de fin et le membre reçoit plutôt un rappel d'expiration (voir Rappel d'expiration ci-dessous).

Configuration du renouvellement dans le panneau de contrôle

Activation du renouvellement automatique sur un plan de paiement

Le renouvellement automatique est configuré par plan de paiement. Pour l'activer ou le désactiver, accédez à votre produit d'adhésion dans le panneau de contrôle et consultez les paramètres du plan de paiement. Vous pouvez modifier ces paramètres vous-même à tout moment.

💡 Remarque : “Actif” signifie que le plan est disponible pour de nouveaux achats lors du paiement. Les membres qui détiennent déjà une adhésion sur un plan inactif conservent leur adhésion et leur comportement de renouvellement inchangés — inactif signifie simplement qu'aucun nouveau membre ne peut acheter ce plan.

Ajout et gestion des plans tarifaires

Pour introduire un nouveau plan tarifaire (par exemple, une augmentation de prix pour le prochain cycle de renouvellement) :

1. Accédez au produit d'adhésion dans votre panneau de contrôle et cliquez sur Ajouter un plan tarifaire.

2. Définissez le type de plan (annuel, mensuel ou les deux) et saisissez les prix.

3. Configurez les règles de renouvellement et cliquez sur Enregistrer. Le nouveau plan est enregistré en tant que brouillon — il n'est pas encore visible lors du paiement.

4. Pour rendre le plan actif et disponible pour de nouveaux achats, cliquez sur le menu à trois points à côté du plan et sélectionnez Activer.

Une fois qu'un nouveau plan tarifaire est actif, vous devez décider ce qui arrive aux membres sur vos plans existants. À partir du menu à trois points sur le plan existant, vous avez trois options :

• Migrer — Les membres existants sur ce plan passeront au nouveau plan tarifaire lors de leur prochain renouvellement. Ils reçoivent le rappel de renouvellement standard 14 jours avant que cela ne se produise.

• Interrompre — Le plan ne sera plus renouvelé. Les membres sur ce plan atteindront la fin de leur période actuelle et leur adhésion ne se poursuivra pas.

• Supprimer — Supprime complètement le plan. Cette option n'est disponible que s'il n'y a aucun membre actuellement sur le plan.

⚠️ Important : Après avoir activé un nouveau plan tarifaire, les membres sur un plan en cours de migration ne seront pas renouvelés immédiatement. Chaque membre doit d'abord recevoir son rappel de renouvellement de 14 jours. Les renouvellements vers le nouveau plan ne commencent que 14 jours après l'activation, une fois ces rappels envoyés.

E-mails de renouvellement

Convious envoie cinq types d'e-mails liés au renouvellement aux membres. Ceux-ci sont envoyés automatiquement — aucune action n'est requise de la part de votre équipe.

E-mail 1 : Rappel de renouvellement

Quand : 14 jours avant la date de renouvellement, pour les membres ayant le renouvellement automatique activé.

Objectif : Informe le membre que son adhésion sera renouvelée automatiquement et que le paiement sera débité. Lui permet de mettre à jour son moyen de paiement ou de se désinscrire avant le débit.

Ce qu'il contient :

• Date de renouvellement et montant dû (par titulaire d'adhésion sur la commande)

• Moyen de paiement enregistré (quatre derniers chiffres de la carte)

• Un bouton Gérer mon adhésion renvoyant vers Mon compte, où le membre peut mettre à jour ses informations de paiement ou désactiver le renouvellement automatique avant la date de renouvellement

Conformité régionale : L'e-mail inclut automatiquement les mentions légales requises en fonction de la région de votre site :

Ces mentions sont appliquées automatiquement. Aucune configuration n'est requise.

E-mail 2 : Rappel d'expiration

Quand : 14 jours avant la date d'expiration, pour les membres qui n'ont pas le renouvellement automatique activé.

Objectif : Informe le membre que son adhésion expire et l'invite à renouveler manuellement.

Ce qu'il contient :

• La date d'expiration

• Un bouton Renouveler mon adhésion renvoyant directement vers le paiement afin que le membre puisse racheter en quelques clics

💡 Remarque : Cet e-mail n'inclut pas les détails de paiement ni les clauses de conformité — c'est une invitation à racheter, pas un avis de débit automatique.

E-mail 3 : Confirmation de renouvellement

Quand : Immédiatement après le traitement réussi d'un paiement de renouvellement.

Objectif : Confirme au membre que son adhésion a été renouvelée, que son paiement a été traité et que son accès a été prolongé. Sa carte d'adhésion et son code-barres existants restent actifs — aucun nouveau pass n'est émis.

Ce qu'il contient :

• Confirmation que l'adhésion a été renouvelée avec succès

• Nouvelles dates de validité de l'adhésion

• Un avis de délai de rétractation de 14 jours : le membre peut demander un remboursement complet dans les 14 jours suivant le renouvellement, à condition que l'adhésion n'ait pas été utilisée depuis la date de renouvellement

💡 Remarque : Cet e-mail remplace l'e-mail de confirmation de commande standard pour les transactions de renouvellement. Il n'est pas envoyé pour l'achat initial de l'adhésion.

E-mail 4 : Notification d'échec de paiement

Quand : Après chaque tentative de paiement échouée pendant le processus de nouvelle tentative.

Objectif : Informe le membre que son paiement de renouvellement a échoué et l'invite à mettre à jour son moyen de paiement avant la prochaine tentative.

Ce qu'il contient :

• Le montant qui n'a pas pu être débité

• Une invitation à mettre à jour leur moyen de paiement via Mon compte

• Un bouton Gérer mon adhésion renvoyant directement vers Mon compte

💡 Remarque : Cet e-mail est envoyé après chaque tentative échouée, jusqu'à trois fois. Le code-barres du membre reste inactif jusqu'à ce qu'une tentative de paiement réussisse.

E-mail 5 : Avis d'annulation d'adhésion

Quand : Après l'échec des trois tentatives de paiement.

Objectif : Informe le membre que son adhésion a été annulée car le paiement n'a pas pu être collecté, et que son pass a été désactivé.

Ce qu'il contient :

• Confirmation que l'adhésion a été annulée

• Une note indiquant que le pass et le code-barres ne sont plus actifs

• Une invitation à racheter une nouvelle adhésion via le paiement

💡 Remarque : Une fois qu'une adhésion est annulée suite à des tentatives échouées, le membre doit acheter une nouvelle adhésion — le pass existant ne peut pas être réactivé.

Ce que les membres peuvent faire avant le renouvellement

Les membres peuvent gérer leurs propres paramètres de renouvellement via le portail Mon compte :

• Mettre à jour leur moyen de paiement — pour s'assurer que le débit de renouvellement passe

• Désactiver le renouvellement automatique — pour se désinscrire avant d'être débité

Les modifications doivent être effectuées avant la date de renouvellement. Une fois le paiement de renouvellement traité, la politique de rétractation standard s'applique.

FAQ

Q : Un membre dit qu'il n'a pas reçu de rappel de renouvellement. Que dois-je vérifier ?
R : Confirmez que le renouvellement automatique est activé sur le plan du membre dans le panneau de contrôle et que la date de renouvellement n'est pas déjà passée. Si tout semble correct, demandez au membre de vérifier son dossier spam. Contactez le support Convious si vous pensez que l'e-mail n'a pas été envoyé.

Q : Les membres mensuels recevront-ils un rappel chaque mois ?
R : Non. Pour les membres qui passent à la facturation mensuelle après leur première année, le rappel de renouvellement est envoyé une fois — lorsque le contrat devient à durée indéterminée. Après cela, les rappels ne sont pas envoyés avant chaque débit mensuel, pour éviter la saturation de la boîte de réception.

Q : Puis-je personnaliser les e-mails de renouvellement ?
R : Le contenu principal et les mentions légales requises sont gérés par Convious pour garantir la conformité. Le nom de votre site, les noms de produits et l'image de marque sont appliqués automatiquement à partir des paramètres de votre panneau de contrôle. Contactez le support Convious pour des questions spécifiques sur l'image de marque.

Q : Que se passe-t-il si le paiement d'un membre échoue au renouvellement ?
R : Le système réessaie le paiement jusqu'à trois fois. Le membre reçoit une notification d'échec de paiement après chaque tentative infructueuse, l'invitant à mettre à jour son moyen de paiement. Son code-barres reste inactif jusqu'à ce que le paiement réussisse. Si les trois tentatives échouent, l'adhésion est annulée, le pass est désactivé et le membre reçoit un avis d'annulation.

Q : Un membre souhaite renouveler mais a le renouvellement automatique désactivé — comment fait-il ?
R : Il recevra un rappel d'expiration 14 jours avant la fin de son adhésion, avec un lien direct pour racheter. Il peut également se connecter à Mon compte à tout moment pour renouveler manuellement.