Wie die Verlängerung funktioniert
Wenn die Mitgliedschaftslaufzeit eines Mitglieds endet, läuft der Verlängerungsprozess automatisch basierend auf dem Abrechnungsplan und der hinterlegten Zahlungsmethode ab. Folgendes geschieht:
Eine Erinnerungs-E-Mail wird an das Mitglied gesendet 14 Tage vor dem Verlängerungsdatum.
Am Verlängerungsdatum wird die Zahlung automatisch mit der hinterlegten Karte belastet.
Eine neue Bestellung wird für die Verlängerungslaufzeit erstellt.
Wenn die Zahlung erfolgreich ist, wird eine Verlängerungsbestätigungs-E-Mail gesendet und die Gültigkeit des Barcodes des Mitglieds wird verlängert, um die neue Laufzeit abzudecken — zum Beispiel vom 1. März 2026 bis 28. Februar 2027.
Wenn die Zahlung fehlschlägt, erhält das Mitglied eine Benachrichtigung über die fehlgeschlagene Zahlung und das System versucht es bis zu dreimal erneut. Der Barcode bleibt inaktiv, bis die Zahlung erfolgreich ist. Wenn alle Wiederholungsversuche fehlschlagen, wird die Mitgliedschaft gekündigt und das Mitglied erhält eine Kündigungsmitteilung.
Wenn ein Mitglied die automatische Verlängerung deaktiviert hat, wird bei der Verlängerung keine Belastung vorgenommen — die Mitgliedschaft läuft an ihrem Enddatum ab und das Mitglied erhält stattdessen eine Ablauferinnerung (siehe Ablauferinnerung unten).
Konfiguration der Verlängerung im Control Panel
Aktivierung der automatischen Verlängerung für einen Zahlungsplan
Die automatische Verlängerung wird pro Zahlungsplan konfiguriert. Um sie zu aktivieren oder zu deaktivieren, navigieren Sie zu Ihrem Mitgliedschaftsprodukt im Control Panel und überprüfen Sie die Einstellungen des Zahlungsplans. Sie können diese Einstellungen jederzeit selbst ändern.
💡 Hinweis: „Aktiv“ bedeutet, dass der Plan für neue Käufe im Checkout verfügbar ist. Mitglieder, die bereits eine Mitgliedschaft mit einem inaktiven Plan haben, behalten ihre Mitgliedschaft und das Verlängerungsverhalten bleibt unverändert — inaktiv bedeutet lediglich, dass keine neuen Mitglieder diesen Plan kaufen können.
Hinzufügen und Verwalten von Preisplänen
Um einen neuen Preisplan einzuführen (zum Beispiel eine Preiserhöhung für den nächsten Verlängerungszyklus):
Navigieren Sie zum Mitgliedschaftsprodukt in Ihrem Control Panel und klicken Sie auf Preisplan hinzufügen.
Legen Sie den Plantyp fest (jährlich, monatlich oder beides) und geben Sie die Preise ein.
Konfigurieren Sie die Verlängerungsregeln und klicken Sie auf Speichern. Der neue Plan wird als Entwurf gespeichert — er ist noch nicht im Checkout sichtbar.
Um den Plan zu aktivieren und für neue Käufe verfügbar zu machen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Plan und wählen Sie Aktivieren.
Sobald ein neuer Preisplan aktiv ist, müssen Sie entscheiden, was mit Mitgliedern in Ihren bestehenden Plänen geschieht. Über das Drei-Punkte-Menü des bestehenden Plans haben Sie drei Optionen:
Migrieren — Bestehende Mitglieder dieses Plans wechseln bei ihrer nächsten Verlängerung zum neuen Preisplan. Sie erhalten die standardmäßige 14-Tage-Verlängerungserinnerung, bevor dies geschieht.
Einstellen — Der Plan wird nicht mehr verlängert. Mitglieder dieses Plans erreichen das Ende ihrer aktuellen Laufzeit und ihre Mitgliedschaft wird nicht fortgesetzt.
Entfernen — Löscht den Plan vollständig. Diese Option ist nur verfügbar, wenn derzeit keine Mitglieder den Plan nutzen.
⚠️ Wichtig: Nach der Aktivierung eines neuen Preisplans werden Mitglieder eines migrierenden Plans nicht sofort in diesen verlängert. Jedes Mitglied muss zunächst seine 14-Tage-Verlängerungserinnerung erhalten. Verlängerungen in den neuen Plan beginnen erst 14 Tage nach der Aktivierung, sobald diese Erinnerungen versendet wurden.
Verlängerungs-E-Mails
Convious sendet fünf Arten von verlängerungsbezogenen E-Mails an Mitglieder. Diese werden automatisch versendet — es ist keine Aktion Ihres Teams erforderlich.
E-Mail 1: Verlängerungserinnerung
Wann: 14 Tage vor dem Verlängerungsdatum, für Mitglieder mit aktivierter automatischer Verlängerung.
Zweck: Informiert das Mitglied, dass seine Mitgliedschaft automatisch verlängert wird und die Zahlung belastet wird. Ermöglicht es ihm, seine Zahlungsmethode zu aktualisieren oder sich vor der Belastung abzumelden.
Was enthalten ist:
Verlängerungsdatum und fälliger Betrag (pro Mitgliedsinhaber der Bestellung)
Hinterlegte Zahlungsmethode (letzte vier Ziffern der Karte)
Eine Schaltfläche Meine Mitgliedschaft verwalten, die zu My Account führt, wo das Mitglied seine Zahlungsdetails aktualisieren oder die automatische Verlängerung vor dem Verlängerungsdatum deaktivieren kann
Regionale Compliance: Die E-Mail enthält automatisch gesetzlich vorgeschriebene Angaben basierend auf der Region Ihrer Einrichtung:
Region | Enthaltene Angabe |
|---|---|
Deutschland / Niederlande | Hinweis, dass der Vertrag nach der Verlängerung unbefristet wird und monatlich gekündigt werden kann |
Vereinigtes Königreich | Hinweis auf 14-tägiges Widerrufsrecht — Mitglieder können nach der Verlängerung eine vollständige Rückerstattung beantragen, wenn die Mitgliedschaft nicht genutzt wurde |
Diese Angaben werden automatisch angewendet. Es ist keine Konfiguration erforderlich.
E-Mail 2: Ablauferinnerung
Wann: 14 Tage vor dem Ablaufdatum, für Mitglieder, die keine automatische Verlängerung aktiviert haben.
Zweck: Benachrichtigt das Mitglied, dass seine Mitgliedschaft abläuft und lädt es ein, manuell zu verlängern.
Was enthalten ist:
Das Ablaufdatum
Eine Schaltfläche Meine Mitgliedschaft verlängern, die direkt zum Checkout führt, damit das Mitglied mit wenigen Klicks erneut kaufen kann
💡 Hinweis: Diese E-Mail enthält keine Zahlungsdetails oder Compliance-Klauseln — es ist eine Einladung zum erneuten Kauf, keine Benachrichtigung über eine automatische Belastung.
E-Mail 3: Verlängerungsbestätigung
Wann: Unmittelbar nachdem eine erfolgreiche Verlängerungszahlung verarbeitet wurde.
Zweck: Bestätigt dem Mitglied, dass seine Mitgliedschaft verlängert wurde, seine Zahlung verarbeitet wurde und sein Zugang verlängert wurde. Seine bestehende Mitgliedskarte und sein Barcode bleiben aktiv — es wird kein neuer Pass ausgestellt.
Was enthalten ist:
Bestätigung, dass die Mitgliedschaft erfolgreich verlängert wurde
Neue Gültigkeitsdaten für die Mitgliedschaft
Ein Hinweis auf das 14-tägige Widerrufsrecht: Das Mitglied kann innerhalb von 14 Tagen nach der Verlängerung eine vollständige Rückerstattung beantragen, sofern die Mitgliedschaft seit dem Verlängerungsdatum nicht genutzt wurde
💡 Hinweis: Diese E-Mail ersetzt die standardmäßige Bestellbestätigungs-E-Mail für Verlängerungstransaktionen. Sie wird nicht für den ersten Mitgliedschaftskauf gesendet.
E-Mail 4: Benachrichtigung über fehlgeschlagene Zahlung
Wann: Nach jedem fehlgeschlagenen Zahlungsversuch während des Wiederholungsprozesses.
Zweck: Benachrichtigt das Mitglied, dass seine Verlängerungszahlung nicht erfolgreich war und fordert es auf, seine Zahlungsmethode vor dem nächsten Wiederholungsversuch zu aktualisieren.
Was enthalten ist:
Der Betrag, der nicht belastet werden konnte
Eine Aufforderung, ihre Zahlungsmethode über My Account zu aktualisieren
Eine Schaltfläche Meine Mitgliedschaft verwalten, die direkt zu My Account führt
💡 Hinweis: Diese E-Mail wird nach jedem fehlgeschlagenen Versuch gesendet, bis zu dreimal. Der Barcode des Mitglieds bleibt inaktiv, bis ein Zahlungsversuch erfolgreich ist.
E-Mail 5: Kündigungsmitteilung der Mitgliedschaft
Wann: Nachdem alle drei Zahlungswiederholungsversuche fehlgeschlagen sind.
Zweck: Informiert das Mitglied, dass seine Mitgliedschaft gekündigt wurde, weil die Zahlung nicht eingezogen werden konnte, und dass sein Pass deaktiviert wurde.
Was enthalten ist:
Bestätigung, dass die Mitgliedschaft gekündigt wurde
Ein Hinweis, dass der Pass und der Barcode nicht mehr aktiv sind
Eine Einladung, eine neue Mitgliedschaft über den Checkout zu erwerben
💡 Hinweis: Sobald eine Mitgliedschaft durch fehlgeschlagene Wiederholungsversuche gekündigt wurde, muss das Mitglied eine neue Mitgliedschaft erwerben — der bestehende Pass kann nicht reaktiviert werden.
Was Mitglieder vor der Verlängerung tun können
Mitglieder können ihre eigenen Verlängerungseinstellungen über das My Account-Portal verwalten:
Ihre Zahlungsmethode aktualisieren — um sicherzustellen, dass die Verlängerungsbelastung durchgeführt wird
Automatische Verlängerung deaktivieren — um sich vor der Belastung abzumelden
Änderungen müssen vor dem Verlängerungsdatum vorgenommen werden. Sobald die Verlängerungszahlung verarbeitet wurde, gilt die standardmäßige Widerrufsrichtlinie.
FAQ
F: Ein Mitglied sagt, es habe keine Verlängerungserinnerung erhalten. Was sollte ich überprüfen?
A: Bestätigen Sie, dass die automatische Verlängerung für den Plan des Mitglieds im Control Panel aktiviert ist und dass das Verlängerungsdatum noch nicht überschritten wurde. Wenn alles korrekt aussieht, bitten Sie das Mitglied, seinen Spam-Ordner zu überprüfen. Kontaktieren Sie den Convious-Support, wenn Sie glauben, dass die E-Mail nicht gesendet wurde.
F: Erhalten monatliche Mitglieder jeden Monat eine Erinnerung?
A: Nein. Für Mitglieder, die nach ihrem ersten Jahr zur monatlichen Abrechnung wechseln, wird die Verlängerungserinnerung einmal gesendet — wenn der Vertrag auf unbefristet übergeht. Danach werden vor jeder monatlichen Belastung keine Erinnerungen gesendet, um Postfach-Ermüdung zu vermeiden.
F: Kann ich die Verlängerungs-E-Mails anpassen?
A: Der Kerninhalt und die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben werden von Convious verwaltet, um die Compliance sicherzustellen. Ihr Einrichtungsname, Produktnamen und Branding werden automatisch aus Ihren Control Panel-Einstellungen übernommen. Kontaktieren Sie den Convious-Support für spezifische Branding-Fragen.
F: Was passiert, wenn die Zahlung eines Mitglieds bei der Verlängerung fehlschlägt?
A: Das System versucht die Zahlung bis zu dreimal erneut. Das Mitglied erhält nach jedem erfolglosen Versuch eine Benachrichtigung über die fehlgeschlagene Zahlung und wird aufgefordert, seine Zahlungsmethode zu aktualisieren. Sein Barcode bleibt inaktiv, bis die Zahlung erfolgreich ist. Wenn alle drei Wiederholungsversuche fehlschlagen, wird die Mitgliedschaft gekündigt, der Pass wird deaktiviert und das Mitglied erhält eine Kündigungsmitteilung.
F: Ein Mitglied möchte verlängern, hat aber die automatische Verlängerung deaktiviert — wie macht es das?
A: Es erhält 14 Tage vor Ablauf seiner Mitgliedschaft eine Ablauferinnerung mit einem direkten Link zum erneuten Kauf. Es kann sich auch jederzeit bei My Account anmelden, um manuell zu verlängern.