Waarom fiscale naleving belangrijk is in Duitsland
De Duitse wet (KassenSichV, van kracht sinds januari 2020) vereist dat elk elektronisch POS-systeem een gecertificeerd Technical Security System (TSS) gebruikt om elke transactie digitaal te ondertekenen. De TSS fungeert als een digitale notaris: het stempelt elke verkoop met een unieke, fraudebestendige code die bewijst dat de transactie op een specifiek moment heeft plaatsgevonden en niet achteraf kan worden gewijzigd.
Als een belastingcontroleur uw locatie bezoekt, verwacht deze ook dat uw transactiegegevens beschikbaar zijn in een gestandaardiseerd formaat genaamd DSFinV-K — hetzelfde formaat dat in alle sectoren in Duitsland wordt gebruikt, van supermarkten tot pretparken.
Vanaf januari 2025 is er een aanvullende rapportageverplichting: alle POS-apparaten met een actieve TSS moeten binnen 30 dagen na ingebruikname elektronisch worden geregistreerd bij de Duitse belastingdienst (ELSTER).
Convious handelt de TSS-transactieondertekening en DSFinV-K-export automatisch af. U bent verantwoordelijk voor de ELSTER-apparaatregistratie — maar het Convious-ondersteuningsteam begeleidt u hierbij.
Wat Convious voor u doet
Convious is geïntegreerd met Fiskaly, een BSI-gecertificeerde cloud-TSS-provider. Dit is wat er automatisch gebeurt telkens wanneer een verkoop wordt gedaan bij uw POS:
Betaling wordt bevestigd bij de POS-terminal.
Convious stuurt de transactiegegevens (bedragen, btw-tarieven, artikelen) in realtime naar Fiskaly.
Fiskaly ondertekent de transactie met een unieke digitale handtekening en retourneert de ondertekeningsgegevens.
De handtekeninggegevens worden veilig opgeslagen en afgedrukt op de bon.
Dit proces duurt milliseconden en is volledig onzichtbaar voor uw personeel en gasten.
⚠️ Belangrijk: Zorg ervoor dat uw producten zijn geconfigureerd met een van deze belastingtarieven: 19%, 7% of 0%, volgens de Duitse normen. Anders wordt de transactie niet ondertekend.
Welke gegevens zijn beschikbaar in de QR-code op de bon?
De Duitse wet vereist specifieke informatie op elke POS-bon:
Feld Beleg | Feld SIGN DE |
TSE-Transaktion | number |
TSE-Start | time_start |
TSE-Stop | time_end |
TSE-Seriennummer | tss_serial_number |
TSE-Zeitformat | log.timestamp_format |
TSE-Hashalgorithmus | signature.algorithm |
TSE-PublicKey | signature.public_key |
ClientID / KassenID | client_serial_number (komt overeen met serienummer van het elektronische boekhoudsysteem) |
TSE-Erstbestellung | Dit veld moet handmatig worden toegevoegd door de kassafabrikant |
QR-Code | qr_code_data |
Offline
Als de Fiskaly API niet beschikbaar is, kan de POS nog steeds verkopen voltooien. Transacties worden gemarkeerd als “TSE-Offline” en automatisch opnieuw ondertekend door Fiskaly zodra de verbinding is hersteld. Dit voldoet aan de Duitse regelgeving.
Wat u moet doen
1. Registreer uw POS-apparaten bij ELSTER
Binnen 30 dagen nadat uw Convious POS live is gegaan, moet u uw POS-apparaten registreren bij de Duitse belastingdienst via ELSTER (het online belastingkantoorportaal). Dit is een wettelijke verplichting.
Het Convious-ondersteuningsteam zal u voorzien van het TSS-serienummer en de apparaatgegevens die nodig zijn om de registratie te voltooien. Als u niet zeker weet hoe u de registratie zelf moet indienen, neem dan contact op met uw belastingadviseur.
⚠️ Belangrijk: Het niet registreren binnen 30 dagen vormt een auditrisico. Neem zo vroeg mogelijk contact op met Convious-ondersteuning vóór uw live-datum, zodat de registratiegegevens op tijd kunnen worden voorbereid.
2. Als u al een Fiskaly-account heeft
Als uw locatie eerder een andere POS-provider gebruikte met een eigen Fiskaly TSS, moet uw bestaande TSS worden gedeactiveerd en moet een nieuwe worden geregistreerd onder de Convious-organisatie. Deze overgang moet binnen 30 dagen na het live gaan van uw Convious POS worden voltooid.
Deactiveer uw bestaande TSS niet voordat u met Convious-ondersteuning heeft gesproken — de timing moet zorgvuldig worden beheerd om hiaten in naleving te voorkomen.
Uw belastingaudit-export aanvragen (DSFinV-K)
Als u onderworpen bent aan een belastingaudit, kunt u een DSFinV-K-export aanvragen bij het Convious-ondersteuningsteam. Deze export bevat alle gestandaardiseerde transactiegegevens die de Duitse belastingdienst vereist, en kan worden geleverd voor elke datumbereik dat u opgeeft.
Neem contact op met Convious-ondersteuning met het datumbereik dat u nodig heeft en uw locatiegegevens. De export wordt geleverd als een ZIP-bestand dat u rechtstreeks aan uw belastingcontroleur of adviseur kunt overhandigen.
💡 Opmerking: De Duitse wet vereist dat transactiegegevens 10 jaar worden bewaard, zelfs als u later van provider wisselt of afscheid neemt van Convious. Archiveer uw DSFinV-K-exportbestanden op een locatie die uw financiële team op lange termijn kan raadplegen.
FAQ
Heb ik mijn eigen Fiskaly-account nodig?
Nee. Convious beheert de volledige Fiskaly-installatie onder onze organisatie. U hoeft geen Fiskaly-account aan te maken, te configureren of te beheren.
Geldt dit ook voor mijn Kiosk en POS?
Zelfstandige kiosken met alleen kaartbetaling in Duitsland bevinden zich momenteel in een juridisch grijs gebied. Raadpleeg uw belastingadviseur om te bevestigen of uw kiosk-installatie binnen de reikwijdte valt.
Welke btw-tarieven worden ondersteund?
Convious ondersteunt alle standaard Duitse btw-tarieven: 19%, 7% en 0%. Deze worden per product geconfigureerd in uw Control Panel en automatisch opgenomen in elke ondertekende transactie.
Is dit beschikbaar voor locaties buiten Duitsland?
Momenteel dekt de Fiskaly-integratie van Convious Duitsland. Fiscale nalevingsvereisten variëren aanzienlijk per land. Als u actief bent in Frankrijk of een andere gereguleerde markt, neem dan contact op met Convious-ondersteuning over uw specifieke vereisten en tijdlijn.
Hoe lang duurt de installatie?
Als u een nieuwe partner bent die voor het eerst live gaat met Convious POS, wordt de Fiskaly-configuratie afgehandeld als onderdeel van uw onboarding — er is geen aparte installatiestap aan uw kant.