Vereisten
Voordat u begint, zorg ervoor dat het volgende aanwezig is:
Uw Convious-account heeft de Point of Sale-functie ingeschakeld. Neem contact op met het Convious-ondersteuningsteam als u het niet zeker weet.
U heeft een Convious POS-apparaat. Convious levert en configureert de IMIN Swan 2 pro vooraf, die gebruiksklaar op uw locatie aankomt.
Uw producten zijn al ingesteld in het Control Panel — de POS haalt rechtstreeks uit uw bestaande productcatalogus.
Hoe de POS werkt
De Convious POS is een native Android-app die draait op uw POS-apparaat bij uw verkooppunt. Het maakt verbinding met dezelfde productcatalogus en orderbeheersysteem als uw online en kiosk-kanalen, zodat elke verkoop — ongeacht waar deze vandaan komt — op één plek zichtbaar is.
Medewerkers werken met een aanpasbaar productraster, verwerken betalingen via kaart, contant geld of aangepaste betaalmethoden, en beheren bestellingen rechtstreeks vanaf het apparaat. Managers hebben toegang tot X-rapporten (per dienst) en Z-rapporten (einde werkdag) vanaf zowel het apparaat als het Control Panel.
Uw POS instellen
Uw productraster instellen
De POS toont producten in een aanpasbaar raster georganiseerd in categorietabbladen. U bepaalt welke producten verschijnen en hoe ze zijn gegroepeerd.
Open het hamburgermenu in de linkerbovenhoek van de POS.
Navigeer naar Settings > Change Layout.
Voeg producten toe aan het raster op een van twee manieren: tik op een product uit de lijst aan de rechterkant om het op het raster te plaatsen, of druk op de + op een rastertegel en selecteer een product uit de lijst.
Wijzig de grootte van tegels door ingedrukt te houden — tegels kunnen kleiner of groter worden gemaakt om bij uw indeling te passen.
Wijs kleuren toe aan producttegels om medewerkers te helpen ze in één oogopslag te identificeren.
Tik op Save grid.
💡 Opmerking: Wanneer u het raster opslaat als beheerder, wordt het opgeslagen als de standaardindeling voor alle medewerkers op uw locatie.
⚠️ Belangrijk: Nieuwe producten die in het Control Panel worden toegevoegd, verschijnen niet automatisch op het POS-raster. Zie de FAQ onderaan dit artikel voor de stappen om een nieuw product aan het raster toe te voegen.
Toegang voor medewerkers beheren
POS-gebruikers aanmaken
Elk personeelslid dat de POS gebruikt, heeft een gebruikersaccount nodig met POS-toegang ingeschakeld. Gebruikers met alleen POS-toegang krijgen geen toegang tot het Control Panel.
Navigeer naar Settings > Users in uw Control Panel.
Klik op Add new user, vul de gegevens van het personeelslid in en wijs hun rol toe — Staff voor standaard kassamedewerkers, Admin voor teamleiders die toegang nodig hebben tot rapporten en restituties.
Schakel de Point of Sale-schakelaar in op hun gebruikersprofiel en sla op.
De nieuwe gebruiker ontvangt een e-mailuitnodiging. Ze moeten de e-mail bevestigen en een wachtwoord instellen voordat hun account actief is.
Zodra bevestigd, navigeer terug naar het gebruikersprofiel om hun 6-cijferige personeels-PIN te genereren.
⚠️ Belangrijk: De 6-cijferige PIN wordt slechts één keer weergegeven. Als u wegnavigeert van het gebruikersprofiel of de pagina opnieuw laadt, is deze niet meer zichtbaar. Schrijf het op en deel het rechtstreeks met het personeelslid. U kunt altijd een nieuwe PIN genereren vanuit het gebruikersprofiel als deze verloren is gegaan.
💡 Opmerking: Machtigingen kunnen per gebruiker worden geconfigureerd. U kunt bijvoorbeeld een personeelslid beperken in het verwerken van restituties of toegang tot rapporten. Neem contact op met het Convious-ondersteuningsteam om individuele machtigingen aan te passen.
Verkopen verwerken
Een betaling verwerken
Tik op de producten op het raster om ze aan het winkelwagentje toe te voegen. Pas hoeveelheden aan met de bedieningselementen op het scherm.
Pas indien van toepassing een kortingscode toe — tik op het kortingspictogram en voer de code in of scan een barcode.
Tik op Checkout om door te gaan naar het betalingsscherm.
Selecteer de betaalmethode: Card (PIN-terminal), Cash, of een aangepaste betaalmethode die voor uw locatie is geconfigureerd in het Control Panel.
Voor contante betalingen, voer het aangeboden bedrag in — de POS berekent automatisch het wisselgeld.
Voltooi de transactie. Een bon en tickets worden automatisch afgedrukt door de geïntegreerde printer op uw IMIN-apparaat.
💡 Opmerking: Als een product 100% korting heeft, verandert het betaalmethodeveld in “None” en wordt de transactie automatisch als betaald gemarkeerd. Er is geen interactie met de betaalterminal vereist.
💡 Opmerking: Als uw producten dynamische prijzen hebben ingeschakeld in het Control Panel, tonen ze hun huidige dynamische prijs op het POS-raster.
Kortingen toepassen
Kortingscodes — tik op het kortingspictogram en voer handmatig een code in of scan een barcode. De korting wordt toegepast op de relevante producten in het winkelwagentje.
Voorbeeld: Bij Sunshine Safari Park ontvangen jaarlidmaatschaphouders 20% korting op eten en drinken. Medewerkers scannen de barcode van het lid bij de POS om de korting automatisch toe te passen.
Tijdslots
Als een product of categorie tijdslots heeft ingeschakeld, opent het selecteren ervan een datum- en tijdkiezer voordat het item aan het winkelwagentje wordt toegevoegd.
💡 Opmerking: Slechts één tijdslot wordt ondersteund per winkelwagentje. Eventuele extra producten die aan hetzelfde winkelwagentje worden toegevoegd, worden toegewezen aan hetzelfde tijdslot.
Bestellingen beheren
Een bestaande bestelling opzoeken
U kunt elke bestelling die op dit POS-apparaat is geplaatst, rechtstreeks vanaf het apparaat ophalen.
Tik op het bestellingenpictogram in de rechterbovenhoek van het POS-startscherm.
Zoek op bestelnummer. Houd er rekening mee dat het opzoeken van bestellingen momenteel beperkt is tot bestellingen die op dit specifieke POS-apparaat zijn geplaatst.
Selecteer de bestelling uit de resultatenlijst.
Vanaf het bestellingsdetailscherm kunt u de bon opnieuw afdrukken, een restitutie verwerken, boekingsdetails bekijken of een notitie toevoegen aan de bestelling.
Een restitutie verwerken
Zoek de bestelling op met behulp van de bovenstaande stappen.
Tik op Refund en bevestig.
De restitutie wordt automatisch teruggestort naar de oorspronkelijke betaalmethode die voor de aankoop is gebruikt.
De restitutie verschijnt in uw X/Z-rapporten en het Control Panel.
⚠️ Belangrijk: Alleen gebruikers met restitutierechten (Admin-rol of individuele machtiging) kunnen restituties verwerken. Als een personeelslid de restitutieoptie niet kan zien, controleer dan hun gebruikersmachtigingen in het Control Panel.
Dienst- en einddagbeheer
Diensten en werkdagen
De POS gebruikt twee afzonderlijke concepten voor het beheren van uw werkdag:
Een dienst vertegenwoordigt een enkele werkperiode. Meerdere personeelsleden kunnen binnen dezelfde dienst werken door van gebruiker te wisselen op het apparaat. U kunt ook meerdere diensten binnen één werkdag uitvoeren — bijvoorbeeld een ochtenddienst en een middagdienst.
Een werkdag omvat alle diensten op een dag en wordt afgesloten met een Z-rapport.
Zowel de dienst als de werkdag moeten aan het einde van uw werkdag afzonderlijk worden afgesloten.
Een dienst openen
Log in op de POS. Bij de eerste login of na een herstart van het apparaat wordt u gevraagd een 4-cijferige apparaat-PIN in te voeren vóór uw personeelscode. Dit is een beveiligingsstap op apparaatniveau en kan worden gewijzigd met hulp van het Convious-ondersteuningsteam.
Voer uw 6-cijferige personeels-PIN in om uw sessie te starten.
Voer uw openingskas in (het contante geld waarmee u de dienst begint) wanneer daarom wordt gevraagd.
Tik op Start shift.
Rapporten genereren
X-rapport — een momentopname van de verkoop voor de huidige dienst. Ga op de POS naar het hamburgermenu > Settings > scroll naar Reports. Ga in het Control Panel naar het Sales & Finance-dashboard > tabblad Transactions > scroll naar de POS-rapportsectie. U kunt het rapport ook downloaden door naar de rechterkant in de tabel te scrollen.
Z-rapport — het eindedagrapport. Het afsluiten van het Z-rapport rondt de werkdag af en reset de diensttotalen. Beschikbaar op dezelfde locaties als het X-rapport.
Na het afsluiten van een dienst of het beëindigen van de werkdag, kunt u het rapport ook rechtstreeks vanaf de POS afdrukken.
💡 Opmerking: De werkdag sluit automatisch om 04:00 uur als er geen Z-rapport is gegenereerd. Alle rapporten blijven beschikbaar in het Control Panel, ongeacht hoe de dag wordt afgesloten.
Kassaladebeheer
De kassalade opent automatisch na elke contante transactie. Om deze handmatig te openen, gaat u naar het hamburgermenu en tikt u op Open cash drawer.
Bonnen afdrukken
Standaard drukt de POS zowel de bon als de tickets af met behulp van de geïntegreerde printer op het IMIN-apparaat.
Om over te schakelen naar e-mailbezorging:
Open het hamburgermenu en ga naar Settings.
Scroll naar de onderkant van het instellingenscherm en schakel de e-mailoptie in.
Wanneer dit is ingeschakeld, wordt de kassamedewerker gevraagd het e-mailadres van de klant in te voeren tijdens elke transactie. De tickets worden per e-mail verzonden en er wordt geen bon afgedrukt.
POS-instellingen
Taal
U kunt de weergavetaal van de POS wijzigen via het hamburgermenu > Settings. Productnamen worden weergegeven in de geselecteerde taal, op basis van hoe ze in verschillende talen zijn geconfigureerd in uw Control Panel.
Probleemoplossing
V: Een personeelslid kan niet inloggen op de POS.
A: Controleer of het gebruikersprofiel de Point of Sale-schakelaar heeft ingeschakeld in het Control Panel, en dat ze hun e-mailuitnodiging hebben bevestigd en een wachtwoord hebben ingesteld. Bevestig ook dat ze de juiste 6-cijferige PIN invoeren. PINs kunnen indien nodig opnieuw worden gegenereerd vanuit het gebruikersprofiel.
V: Een product verschijnt niet op het POS-raster.
A: Het product is mogelijk niet toegevoegd aan het raster in Change Layout. Zie de FAQ-vermelding hieronder voor de volledige stappen om een nieuw product aan het raster toe te voegen.
V: Kan ik een verkoop verwerken zonder internetverbinding?
A: De Convious POS vereist een actieve internetverbinding om verkopen te verwerken en bestellingen te synchroniseren. Wanneer de verbinding verloren gaat, verschijnt er een rood Wi-Fi-symbool in de linkerbovenhoek van het scherm en wordt er een melding onderaan weergegeven. Herstel uw verbinding voordat u doorgaat. Neem contact op met het Convious-ondersteuningsteam als het probleem aanhoudt.
V: Hoe voeg ik een nieuw product toe aan het POS-raster?
A: Nieuwe producten verschijnen niet automatisch op het raster. Volg deze stappen:
Voeg het product toe aan de juiste categorie in uw Control Panel.
Log uit van de POS (of wissel van gebruiker) en log opnieuw in.
Ga naar het hamburgermenu > Settings > Change Layout.
Zoek het product in de lijst aan de linkerkant en voeg het toe aan de juiste rasterpositie.