Prérequis
Avant de commencer, assurez-vous que les éléments suivants sont en place :
Votre compte Convious a la fonctionnalité Point of Sale activée. Contactez l'équipe de support Convious si vous n'êtes pas sûr.
Vous disposez d'un appareil Convious POS. Convious fournit et préconfigure l'IMIN Swan 2 pro, qui arrive prêt à l'emploi sur votre site.
Vos produits sont déjà configurés dans le panneau de contrôle — le POS extrait directement de votre catalogue de produits existant.
Fonctionnement du POS
Le Convious POS est une application Android native qui s'exécute sur votre appareil POS à votre point de vente. Il se connecte au même catalogue de produits et système de gestion des commandes que vos canaux en ligne et kiosque, de sorte que chaque vente — quelle que soit son origine — est visible au même endroit.
Le personnel interagit avec une grille de produits personnalisable, traite les paiements par carte, espèces ou méthodes de paiement personnalisées, et gère les commandes directement depuis l'appareil. Les responsables peuvent accéder aux rapports X (par équipe) et aux rapports Z (fin de journée) depuis l'appareil et le panneau de contrôle.
Configuration de votre POS
Configuration de votre grille de produits
Le POS affiche les produits dans une grille personnalisable organisée en onglets de catégories. Vous contrôlez quels produits apparaissent et comment ils sont regroupés.
Ouvrez le menu hamburger dans le coin supérieur gauche du POS.
Accédez à Settings > Change Layout.
Ajoutez des produits à la grille de deux manières : appuyez sur un produit dans la liste à droite pour le placer sur la grille, ou appuyez sur le + sur n'importe quelle tuile de la grille et sélectionnez un produit dans la liste.
Redimensionnez les tuiles en appuyant longuement — les tuiles peuvent être réduites ou agrandies pour s'adapter à votre disposition.
Attribuez des couleurs aux tuiles de produits pour aider le personnel à les identifier d'un coup d'œil.
Appuyez sur Save grid.
💡 Remarque : Lorsque vous enregistrez la grille en tant qu'administrateur, elle est enregistrée comme disposition par défaut pour tout le personnel de votre site.
⚠️ Important : Les nouveaux produits ajoutés dans le panneau de contrôle n'apparaissent pas automatiquement sur la grille du POS. Consultez la FAQ en bas de cet article pour les étapes d'ajout d'un nouveau produit à la grille.
Gestion de l'accès du personnel
Création d'utilisateurs POS
Chaque membre du personnel qui utilise le POS a besoin d'un compte utilisateur avec l'accès POS activé. Les utilisateurs POS uniquement ne reçoivent pas d'accès au panneau de contrôle.
Accédez à Settings > Users dans votre panneau de contrôle.
Cliquez sur Add new user, remplissez les détails du membre du personnel et attribuez son rôle — Staff pour les caissiers standard, Admin pour les chefs d'équipe qui ont besoin d'accéder aux rapports et aux remboursements.
Activez le bouton Point of Sale sur leur profil utilisateur et enregistrez.
Le nouvel utilisateur recevra une invitation par e-mail. Il doit confirmer l'e-mail et définir un mot de passe avant que son compte ne soit actif.
Une fois confirmé, revenez au profil utilisateur pour générer leur code PIN personnel à 6 chiffres.
⚠️ Important : Le code PIN à 6 chiffres n'est affiché qu'une seule fois. Si vous quittez le profil utilisateur ou rechargez la page, il ne sera plus visible. Notez-le et partagez-le directement avec le membre du personnel. Vous pouvez toujours régénérer un nouveau code PIN depuis le profil utilisateur s'il est perdu.
💡 Remarque : Les autorisations peuvent être configurées par utilisateur. Par exemple, vous pouvez empêcher un membre du personnel de traiter des remboursements ou d'accéder aux rapports. Contactez l'équipe de support Convious pour ajuster les autorisations individuelles.
Traitement des ventes
Effectuer un paiement
Appuyez sur les produits sur la grille pour les ajouter au panier. Ajustez les quantités à l'aide des commandes à l'écran.
Appliquez un code de réduction si applicable — appuyez sur l'icône de réduction et entrez le code ou scannez un code-barres.
Appuyez sur Checkout pour passer à l'écran de paiement.
Sélectionnez le mode de paiement : Card (terminal PIN), Cash, ou tout mode de paiement personnalisé configuré pour votre site dans le panneau de contrôle.
Pour les paiements en espèces, entrez le montant remis — le POS calcule automatiquement la monnaie.
Finalisez la transaction. Un reçu et des billets sont imprimés automatiquement par l'imprimante intégrée sur votre appareil IMIN.
💡 Remarque : Si un produit bénéficie d'une réduction de 100 %, le champ du mode de paiement passe à “Aucun” et la transaction est automatiquement marquée comme payée. Aucune interaction avec le terminal de paiement n'est requise.
💡 Remarque : Si vos produits ont une tarification dynamique activée dans le panneau de contrôle, ils afficheront leur prix dynamique actuel sur la grille du POS.
Application de réductions
Codes de réduction — appuyez sur l'icône de réduction et entrez un code manuellement ou scannez un code-barres. La réduction est appliquée aux produits concernés dans le panier.
Exemple : Au Sunshine Safari Park, les détenteurs d'un abonnement annuel bénéficient d'une réduction de 20 % sur la nourriture et les boissons. Le personnel scanne le code-barres du membre au POS pour appliquer automatiquement la réduction.
Créneaux horaires
Si un produit ou une catégorie a des créneaux horaires activés, le sélectionner ouvrira un sélecteur de date et d'heure avant que l'article ne soit ajouté au panier.
💡 Remarque : Un seul créneau horaire est pris en charge par panier. Tous les produits supplémentaires ajoutés au même panier seront attribués au même créneau horaire.
Gestion des commandes
Recherche d'une commande existante
Vous pouvez récupérer toute commande passée sur cet appareil POS directement depuis l'appareil.
Appuyez sur l'icône des commandes dans le coin supérieur droit de l'écran d'accueil du POS.
Recherchez par numéro de commande. Notez que la recherche de commande est actuellement limitée aux commandes passées sur cet appareil POS spécifique.
Sélectionnez la commande dans la liste des résultats.
Depuis l'écran de détail de la commande, vous pouvez réimprimer le reçu, traiter un remboursement, consulter les détails de la réservation, ou ajouter une note à la commande.
Traitement d'un remboursement
Localisez la commande en suivant les étapes ci-dessus.
Appuyez sur Refund et confirmez.
Le remboursement est automatiquement retourné au mode de paiement d'origine utilisé pour l'achat.
Le remboursement apparaîtra dans vos rapports X/Z et dans le panneau de contrôle.
⚠️ Important : Seuls les utilisateurs disposant de l'autorisation de remboursement (rôle Admin ou autorisation individuelle) peuvent traiter les remboursements. Si un membre du personnel ne peut pas voir l'option de remboursement, vérifiez ses autorisations utilisateur dans le panneau de contrôle.
Gestion des équipes et de fin de journée
Équipes et journées d'activité
Le POS utilise deux concepts distincts pour gérer votre journée de travail :
Une équipe représente une seule période de travail. Plusieurs membres du personnel peuvent travailler au sein de la même équipe en changeant d'utilisateur sur l'appareil. Vous pouvez également exécuter plusieurs équipes au cours d'une journée d'activité — par exemple, une équipe du matin et une équipe de l'après-midi.
Une journée d'activité couvre toutes les équipes d'une journée et est clôturée avec un rapport Z.
L'équipe et la journée d'activité doivent être clôturées séparément à la fin de votre journée de travail.
Ouverture d'une équipe
Connectez-vous au POS. Lors de la première connexion ou après un redémarrage de l'appareil, vous serez invité à entrer un code PIN d'appareil à 4 chiffres avant votre code personnel. Il s'agit d'une étape de sécurité au niveau de l'appareil qui peut être modifiée avec l'aide de l'équipe de support Convious.
Entrez votre code PIN personnel à 6 chiffres pour démarrer votre session.
Entrez votre fond de caisse d'ouverture (l'argent avec lequel vous commencez l'équipe) lorsque vous y êtes invité.
Appuyez sur Start shift.
Génération de rapports
Rapport X — un instantané des ventes pour l'équipe en cours. Sur le POS, allez dans le menu hamburger > Settings > faites défiler jusqu'à Reports. Dans le panneau de contrôle, allez dans le tableau de bord Sales & Finance > onglet Transactions > faites défiler jusqu'à la section du rapport POS. Vous pouvez également télécharger le rapport en faisant défiler vers la droite dans le tableau.
Rapport Z — le rapport de fin de journée d'activité. La clôture du rapport Z finalise la journée d'activité et réinitialise les totaux de l'équipe. Disponible aux mêmes emplacements que le rapport X.
Après avoir clôturé une équipe ou terminé la journée d'activité, vous pouvez également imprimer le rapport directement depuis le POS.
💡 Remarque : La journée d'activité se clôture automatiquement à 4h00 du matin si un rapport Z n'a pas été généré. Tous les rapports restent disponibles dans le panneau de contrôle quelle que soit la manière dont la journée est clôturée.
Gestion du tiroir-caisse
Le tiroir-caisse s'ouvre automatiquement après chaque transaction en espèces. Pour l'ouvrir manuellement, allez dans le menu hamburger et appuyez sur Open cash drawer.
Impression de reçus
Par défaut, le POS imprime à la fois le reçu et les billets à l'aide de l'imprimante intégrée sur l'appareil IMIN.
Pour passer à la livraison par e-mail à la place :
Ouvrez le menu hamburger et allez dans Settings.
Faites défiler jusqu'à la fin de l'écran des paramètres et activez l'option e-mail.
Lorsque cette option est activée, le caissier sera invité à saisir l'adresse e-mail du client lors de chaque transaction. Les billets sont envoyés par e-mail et aucun reçu n'est imprimé.
Paramètres du POS
Langue
Vous pouvez modifier la langue d'affichage du POS depuis le menu hamburger > Settings. Les noms de produits s'afficheront dans la langue sélectionnée, en fonction de la manière dont ils sont configurés dans les différentes langues de votre panneau de contrôle.
Dépannage
Q : Un membre du personnel ne peut pas se connecter au POS.
R : Vérifiez que le profil de l'utilisateur a le bouton Point of Sale activé dans le panneau de contrôle, et qu'il a confirmé son invitation par e-mail et défini un mot de passe. Confirmez également qu'il saisit le bon code PIN à 6 chiffres. Les codes PIN peuvent être régénérés depuis le profil utilisateur si nécessaire.
Q : Un produit n'apparaît pas sur la grille du POS.
R : Le produit n'a peut-être pas été ajouté à la grille dans Change Layout. Consultez l'entrée FAQ ci-dessous pour les étapes complètes d'ajout d'un nouveau produit à la grille.
Q : Puis-je traiter une vente sans connexion Internet ?
R : Le Convious POS nécessite une connexion Internet active pour traiter les ventes et synchroniser les commandes. Lorsque la connexion est perdue, un symbole Wi-Fi rouge apparaît dans le coin supérieur gauche de l'écran et une notification s'affiche en bas. Rétablissez votre connexion avant de continuer. Contactez l'équipe de support Convious si le problème persiste.
Q : Comment ajouter un nouveau produit à la grille du POS ?
R : Les nouveaux produits n'apparaissent pas automatiquement sur la grille. Suivez ces étapes :
Ajoutez le produit à la catégorie appropriée dans votre panneau de contrôle.
Déconnectez-vous du POS (ou changez d'utilisateur) et reconnectez-vous.
Allez dans le menu hamburger > Settings > Change Layout.
Trouvez le produit dans la liste à gauche et ajoutez-le à la position appropriée de la grille.