1. Übersicht Gruppenbuchungen
Gruppenbuchungen sind in der Freizeitbranche aus mehreren Gründen von entscheidender Bedeutung:
Verbessertes soziales Erlebnis: Viele Freizeitaktivitäten machen mehr Spaß, wenn sie mit Freunden, Familie oder Kollegen erlebt werden. Gruppenbuchungen erleichtern die Organisation und Teilnahme an diesen Aktivitäten gemeinsam, fördern soziale Interaktionen und schaffen unvergessliche Erlebnisse.
Erhöhte Einnahmen: Gruppenbuchungen umfassen oft größere Gruppen, was zu höheren Einnahmen pro Buchung im Vergleich zu Einzelbuchungen führt. Das Anbieten von Gruppenpaketen und Rabatten kann mehr Kunden anziehen und den Gesamtumsatz steigern.
Effiziente Kapazitätsauslastung: Freizeiteinrichtungen wie Touren, Attraktionen und Veranstaltungen können ihre Kapazität optimieren, indem sie größere Gruppen effizient unterbringen. Dies hilft, den Umsatz zu maximieren und sorgt für eine lebendigere Atmosphäre.
Anziehung von Firmen- und Sonderveranstaltungen: Gruppenbuchungen sind attraktiv für Firmenkunden und Organisatoren von Sonderveranstaltungen (z. B. Teambuilding-Übungen, Feiern) und bieten Veranstaltungsorten die Möglichkeit, auf spezifische Bedürfnisse und Vorlieben einzugehen.
Kundenzufriedenheit: Durch das Anbieten optimierter Buchungsprozesse, maßgeschneiderter Pakete und die Berücksichtigung gruppenspezifischer Anfragen können Freizeitunternehmen die Kundenzufriedenheit und -loyalität steigern.
Marketing und Mundpropaganda: Zufriedene Gruppenkunden teilen ihre positiven Erfahrungen wahrscheinlich mit anderen, was zu Mundpropaganda führt und möglicherweise in Zukunft mehr Gruppenbuchungen anzieht.
Insgesamt tragen Gruppenbuchungen nicht nur zum Umsatzwachstum bei, sondern spielen auch eine wichtige Rolle bei der Schaffung angenehmer und unvergesslicher Freizeiterlebnisse für die Teilnehmer.
Die Verwaltung von Gruppen kann auf verschiedene Weise angegangen werden:
Kleine Gruppen (z. B. Familientreffen, Geburtstagsfeiern): Ermöglichen Sie ihnen, Gruppenbesuche über unseren regulären Checkout-Prozess zu buchen und zu bezahlen.
Größere Gruppen (z. B. Schulbesuche, Firmenveranstaltungen): Diese erfordern eine detailliertere Planung und persönliche Betreuung, einschließlich Angeboten und Rechnungen zur Unterstützung ihrer internen Prozesse. Passen Sie das Besuchserlebnis an ihre spezifischen Bedürfnisse an.
2. Kleine Gruppen
Für die Verwaltung kleinerer Gruppen empfehlen wir die Verwendung des regulären Checkout-Ablaufs. Befolgen Sie diese Schritte:
Erstellen Sie eine Kategorie „Gruppentickets“:
Wenn Sie verschiedene Pakete anbieten, erstellen Sie für jedes Paket eine separate Kategorie:
Erstellen Sie Tickets für jedes Paket und vergessen Sie nicht:
Legen Sie die Mindestanzahl an Tickets fest, um sich als Gruppenbuchung zu qualifizieren.
Ticket-Attraktivität steigern: Fügen Sie Essensgutscheine und Souvenirs hinzu, um das Eintrittsticket attraktiver zu machen.
Optionale Zusatzangebote: Bieten Sie zusätzliche Optionen wie Führungen und Familienfotosessions an.
Rabattregeln anwenden: Fördern Sie Conversions mit Rabattangeboten (z. B. Kaufen Sie 5 Schülertickets, erhalten Sie 1 Lehrerticket gratis).
Dynamische Preisgestaltung: Verwenden Sie dynamische Preisgestaltung, um frühere Buchungen zu fördern.
3. Große Gruppen
Größere Gruppen benötigen möglicherweise mehr persönliche Betreuung und aufgrund ihrer Unternehmensprozesse benötigen sie möglicherweise Angebote und Rechnungen. Obwohl wir derzeit keine PDF-Verarbeitung unterstützen, können Sie Gruppenbuchungen mit dem Convious-System wie folgt verwalten.
Kategorien-Einrichtung
3.1. Erster Kontakt:
Erstellen Sie eine Kategorie „Große Gruppen“
Hinweis: Dieser Kategorie sollten keine Tickets zugewiesen sein
Leiten Sie die Kategorie zu einem TypeForm, Google Form oder einem anderen Kontaktformular Ihrer Wahl weiter.
Zeigen Sie diese Kategorie im Checkout an
3.2. Gruppenreservierungs-Kategorie
Erstellen Sie eine Kategorie mit dem Namen „Große Gruppenreservierung“ und blenden Sie sie im Checkout aus.
Erstellen Sie Produkte und weisen Sie sie dieser ausgeblendeten Kategorie zu.
Wenn zusätzliche Aktivitäten mit bestimmten Zeitfenstern benötigt werden, erstellen Sie Upsell-Produkte mit dedizierten Zeitfenstern.
Tipp: Tickets für große Gruppenbuchungen sollten nicht mit anderen Kategorien geteilt werden. Dies hilft Ihnen später, Bestellungen für große Gruppenbuchungen zu identifizieren. Siehe Schritt 3.6.
Verarbeitung von Gruppenreservierungen
3.3. Reservierung erstellen
Wenn Sie eine neue Anfrage erhalten, gehen Sie zu Convious Control Panel -> Orders-> Pending Reservations -> New Reservation.
Beim Erstellen einer neuen Reservierung sehen Sie nur die Daten, die für die angeforderte Personenanzahl verfügbar sind. Um das Tagesgeschäft besser zu verstehen, überprüfen Sie den Zulassungs- und Kapazitätsbericht unter Convious Control Panel -> Venue -> Capacity
Wenn die angeforderten Tage nicht verfügbar sind, kontaktieren Sie den Gruppenleiter, um alternative Optionen zu besprechen. Sobald alle Details bestätigt sind, fahren Sie mit den folgenden Schritten fort.
Wählen Sie auf der Seite „Neue Reservierung“ entweder „Zahlungslink senden“ oder „Banküberweisung senden“.
Navigieren Sie zur ausgeblendeten Kategorie „Große Gruppenreservierung“ und wählen Sie Tickets gemäß der Anfrage aus, um sie im Convious-System zu reservieren.
Tipp: Fordern Sie immer eine Referenz-ID für Bankzahlungen an.
Nach dem Erstellen der Reservierung finden Sie diese unter Control Panel -> Orders -> Pending Reservations
Suchen Sie die Reservierung nach Referenz-ID, E-Mail und Datum und fügen Sie relevante Kommentare im Notizbereich hinzu.
Hinweis: Wir unterstützen das Senden von PDF-Rechnungen von Convious nicht, aber Sie können ein anderes Tool verwenden oder sie manuell erstellen.
3.4. Reservierung anpassen
Wenn ein Kunde Korrekturen anfordert:
Navigieren Sie zu Control Panel -> Orders -> Pending Reservations.
Finden Sie Ihr Angebot nach Referenz-ID
Klicken Sie auf Actions -> Edit und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
Nach den Änderungen erhält der Kunde eine E-Mail mit dem aktualisierten Angebot.
Senden Sie das maßgeschneiderte Angebot bei Bedarf erneut.
3.5. Zahlungsabwicklung
Sobald die Zahlung eingegangen ist, finden Sie das Angebot anhand der angegebenen Referenz-ID.
Suchen Sie das Angebot, klicken Sie auf Actions -> Mark it as Paid
Sobald das Angebot als bezahlt markiert ist, wird die Bestellung erstellt und die Tickets werden an den Kunden gesendet.
4. Vorbereitung auf den Besuchstag
3.6 Alle Gruppenbuchungen für den Tag extrahieren
Stellen Sie für den Besuchstag sicher, dass Sie bereit sind, die Gruppen zu empfangen, und weisen Sie Ihre Teams entsprechend an. Befolgen Sie diese Schritte, um die Ablaufpläne vorzubereiten:
Gehen Sie zur Bestellliste und filtern Sie Bestellungen nach:
Besuchsdatum
Gruppentickets
Exportieren Sie die Bestellungen.