Voraussetzungen
Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Folgendes vorhanden ist:
Ihr Convious-Konto hat die Funktion Point of Sale aktiviert. Kontaktieren Sie das Convious-Supportteam, wenn Sie unsicher sind.
Sie haben ein Convious POS-Gerät. Convious liefert und konfiguriert das IMIN Swan 2 pro vor, das einsatzbereit in Ihrer Einrichtung ankommt.
Ihre Produkte sind bereits im Control Panel eingerichtet – das POS greift direkt auf Ihren bestehenden Produktkatalog zu.
Wie das POS funktioniert
Das Convious POS ist eine native Android-App, die auf Ihrem POS-Gerät an Ihrer Verkaufsstelle läuft. Es verbindet sich mit demselben Produktkatalog und Auftragsverwaltungssystem wie Ihre Online- und Kiosk-Kanäle, sodass jeder Verkauf – unabhängig davon, wo er entsteht – an einem Ort sichtbar ist.
Mitarbeiter interagieren mit einem anpassbaren Produktraster, verarbeiten Zahlungen per Karte, Bargeld oder benutzerdefinierten Zahlungsmethoden und verwalten Bestellungen direkt vom Gerät aus. Manager können auf X-Berichte (pro Schicht) und Z-Berichte (Tagesabschluss) sowohl vom Gerät als auch vom Control Panel aus zugreifen.
Einrichtung Ihres POS
Einrichtung Ihres Produktrasters
Das POS zeigt Produkte in einem anpassbaren Raster an, das in Kategorie-Tabs organisiert ist. Sie steuern, welche Produkte angezeigt werden und wie sie gruppiert sind.
Öffnen Sie das Hamburger-Menü in der oberen linken Ecke des POS.
Navigieren Sie zu Settings > Change Layout.
Fügen Sie Produkte hinzu zum Raster auf eine von zwei Arten: Tippen Sie auf ein Produkt aus der Liste rechts, um es auf dem Raster zu platzieren, oder drücken Sie das + auf einer beliebigen Rasterkachel und wählen Sie ein Produkt aus der Liste.
Ändern Sie die Größe der Kacheln, indem Sie drücken und halten – Kacheln können kleiner oder größer gemacht werden, um Ihr Layout anzupassen.
Weisen Sie Farben zu Produktkacheln, um Mitarbeitern zu helfen, sie auf einen Blick zu identifizieren.
Tippen Sie auf Save grid.
💡 Hinweis: Wenn Sie das Raster als Administrator speichern, wird es als Standardlayout für alle Mitarbeiter in Ihrer Einrichtung gespeichert.
⚠️ Wichtig: Neue Produkte, die im Control Panel hinzugefügt werden, erscheinen nicht automatisch im POS-Raster. Siehe die FAQ am Ende dieses Artikels für die Schritte zum Hinzufügen eines neuen Produkts zum Raster.
Verwaltung des Mitarbeiterzugriffs
Erstellen von POS-Benutzern
Jeder Mitarbeiter, der das POS verwendet, benötigt ein Benutzerkonto mit aktiviertem POS-Zugriff. Reine POS-Benutzer erhalten keinen Zugriff auf das Control Panel.
Navigieren Sie zu Settings > Users in Ihrem Control Panel.
Klicken Sie auf Add new user, füllen Sie die Details des Mitarbeiters aus und weisen Sie seine Rolle zu – Staff für Standard-Kassierer, Admin für Teamleiter, die Zugriff auf Berichte und Rückerstattungen benötigen.
Aktivieren Sie den Point of Sale-Schalter in ihrem Benutzerprofil und speichern Sie.
Der neue Benutzer erhält eine E-Mail-Einladung. Er muss die E-Mail bestätigen und ein Passwort festlegen, bevor sein Konto aktiv ist.
Nach der Bestätigung navigieren Sie zurück zum Benutzerprofil, um ihre 6-stellige Mitarbeiter-PIN zu generieren.
⚠️ Wichtig: Die 6-stellige PIN wird nur einmal angezeigt. Wenn Sie vom Benutzerprofil wegnavigieren oder die Seite neu laden, ist sie nicht mehr sichtbar. Schreiben Sie sie auf und teilen Sie sie direkt mit dem Mitarbeiter. Sie können jederzeit eine neue PIN aus dem Benutzerprofil generieren, wenn sie verloren geht.
💡 Hinweis: Berechtigungen können pro Benutzer konfiguriert werden. Sie können beispielsweise einen Mitarbeiter daran hindern, Rückerstattungen zu verarbeiten oder auf Berichte zuzugreifen. Kontaktieren Sie das Convious-Supportteam, um individuelle Berechtigungen anzupassen.
Verarbeitung von Verkäufen
Durchführung einer Zahlung
Tippen Sie auf die Produkte im Raster, um sie zum Warenkorb hinzuzufügen. Passen Sie die Mengen mit den Bildschirmsteuerelementen an.
Wenden Sie einen Rabattcode an, falls zutreffend – tippen Sie auf das Rabattsymbol und geben Sie den Code ein oder scannen Sie einen Barcode.
Tippen Sie auf Checkout, um zum Zahlungsbildschirm zu gelangen.
Wählen Sie die Zahlungsmethode: Card (PIN-Terminal), Cash oder eine benutzerdefinierte Zahlungsmethode, die für Ihre Einrichtung im Control Panel konfiguriert ist.
Bei Barzahlungen geben Sie den erhaltenen Betrag ein – das POS berechnet das Wechselgeld automatisch.
Schließen Sie die Transaktion ab. Eine Quittung und Tickets werden automatisch vom integrierten Drucker auf Ihrem IMIN-Gerät gedruckt.
💡 Hinweis: Wenn ein Produkt zu 100% rabattiert ist, ändert sich das Zahlungsmethodenfeld auf „None“ und die Transaktion wird automatisch als bezahlt markiert. Es ist keine Interaktion mit dem Zahlungsterminal erforderlich.
💡 Hinweis: Wenn für Ihre Produkte dynamische Preise im Control Panel aktiviert sind, zeigen sie ihren aktuellen dynamischen Preis im POS-Raster an.
Anwendung von Rabatten
Rabattcodes – tippen Sie auf das Rabattsymbol und geben Sie einen Code manuell ein oder scannen Sie einen Barcode. Der Rabatt wird auf die relevanten Produkte im Warenkorb angewendet.
Beispiel: Im Sunshine Safari Park erhalten Jahres-Mitglieder 20% Rabatt auf Speisen und Getränke. Mitarbeiter scannen den Barcode des Mitglieds am POS, um den Rabatt automatisch anzuwenden.
Zeitfenster
Wenn für ein Produkt oder eine Kategorie Zeitfenster aktiviert sind, wird durch Auswahl ein Datums- und Zeitauswahlfenster geöffnet, bevor der Artikel zum Warenkorb hinzugefügt wird.
💡 Hinweis: Pro Warenkorb wird nur ein Zeitfenster unterstützt. Alle zusätzlichen Produkte, die demselben Warenkorb hinzugefügt werden, werden demselben Zeitfenster zugewiesen.
Verwaltung von Bestellungen
Suche nach einer bestehenden Bestellung
Sie können jede Bestellung, die auf diesem POS-Gerät aufgegeben wurde, direkt vom Gerät abrufen.
Tippen Sie auf das Bestellsymbol in der oberen rechten Ecke des POS-Startbildschirms.
Suchen Sie nach Bestellnummer. Beachten Sie, dass die Bestellsuche derzeit auf Bestellungen beschränkt ist, die auf diesem spezifischen POS-Gerät aufgegeben wurden.
Wählen Sie die Bestellung aus der Ergebnisliste.
Vom Bestelldetailbildschirm aus können Sie die Quittung erneut drucken, eine Rückerstattung verarbeiten, Buchungsdetails anzeigen oder eine Notiz hinzufügen zur Bestellung.
Verarbeitung einer Rückerstattung
Finden Sie die Bestellung mit den obigen Schritten.
Tippen Sie auf Refund und bestätigen Sie.
Die Rückerstattung wird automatisch an die ursprüngliche Zahlungsmethode zurückerstattet, die für den Kauf verwendet wurde.
Die Rückerstattung wird in Ihren X/Z-Berichten und im Control Panel angezeigt.
⚠️ Wichtig: Nur Benutzer mit Rückerstattungsberechtigung (Admin-Rolle oder individuelle Berechtigung) können Rückerstattungen verarbeiten. Wenn ein Mitarbeiter die Rückerstattungsoption nicht sehen kann, überprüfen Sie seine Benutzerberechtigungen im Control Panel.
Schicht- und Tagesabschlussverwaltung
Schichten und Geschäftstage
Das POS verwendet zwei separate Konzepte zur Verwaltung Ihres Arbeitstages:
Eine Schicht stellt eine einzelne Arbeitsperiode dar. Mehrere Mitarbeiter können innerhalb derselben Schicht arbeiten, indem sie auf dem Gerät den Benutzer wechseln. Sie können auch mehrere Schichten innerhalb eines Geschäftstages durchführen – zum Beispiel eine Morgen- und eine Nachmittagsschicht.
Ein Geschäftstag umfasst alle Schichten an einem Tag und wird mit einem Z-Bericht abgeschlossen.
Sowohl die Schicht als auch der Geschäftstag müssen am Ende Ihres Arbeitstages separat abgeschlossen werden.
Eröffnung einer Schicht
Melden Sie sich an beim POS. Bei der ersten Anmeldung oder nach einem Geräteneustart werden Sie aufgefordert, eine 4-stellige Geräte-PIN vor Ihrem Mitarbeitercode einzugeben. Dies ist ein Sicherheitsschritt auf Geräteebene und kann mit Hilfe des Convious-Supportteams geändert werden.
Geben Sie Ihre 6-stellige Mitarbeiter-PIN ein, um Ihre Sitzung zu starten.
Geben Sie Ihren Eröffnungsbestand ein (das Bargeld, mit dem Sie die Schicht beginnen), wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Tippen Sie auf Start shift.
Erstellen von Berichten
X-Bericht – eine Momentaufnahme der Verkäufe für die aktuelle Schicht. Gehen Sie am POS zum Hamburger-Menü > Settings > scrollen Sie zu Reports. Im Control Panel gehen Sie zum Sales & Finance-Dashboard > Transactions-Tab > scrollen Sie zum POS-Berichtsbereich. Sie können den Bericht auch herunterladen, wenn Sie nach rechts in der Tabelle scrollen.
Z-Bericht – der Tagesabschlussbericht. Das Schließen des Z-Berichts schließt den Geschäftstag ab und setzt die Schichtsummen zurück. Verfügbar an denselben Orten wie der X-Bericht.
Nach dem Schließen einer Schicht oder dem Beenden des Geschäftstages können Sie den Bericht auch direkt vom POS aus drucken.
💡 Hinweis: Der Geschäftstag schließt automatisch um 4:00 Uhr morgens, wenn kein Z-Bericht erstellt wurde. Alle Berichte bleiben unabhängig davon, wie der Tag abgeschlossen wird, im Control Panel verfügbar.
Verwaltung der Geldlade
Die Geldlade öffnet sich automatisch nach jeder Bartransaktion. Um sie manuell zu öffnen, gehen Sie zum Hamburger-Menü und tippen Sie auf Open cash drawer.
Quittungsdruck
Standardmäßig druckt das POS sowohl die Quittung als auch die Tickets mit dem integrierten Drucker auf dem IMIN-Gerät.
Um stattdessen auf E-Mail-Zustellung umzuschalten:
Öffnen Sie das Hamburger-Menü und gehen Sie zu Settings.
Scrollen Sie zum Ende des Einstellungsbildschirms und aktivieren Sie die E-Mail-Option.
Wenn dies aktiviert ist, wird der Kassierer aufgefordert, die E-Mail-Adresse des Kunden bei jeder Transaktion einzugeben. Die Tickets werden per E-Mail gesendet und es wird keine Quittung gedruckt.
POS-Einstellungen
Sprache
Sie können die Anzeigesprache des POS über das Hamburger-Menü > Settings ändern. Produktnamen werden in der ausgewählten Sprache angezeigt, basierend darauf, wie sie sprachübergreifend in Ihrem Control Panel konfiguriert sind.
Fehlerbehebung
F: Ein Mitarbeiter kann sich nicht am POS anmelden.
A: Überprüfen Sie, ob das Benutzerprofil den Point of Sale-Schalter im Control Panel aktiviert hat und dass er seine E-Mail-Einladung bestätigt und ein Passwort festgelegt hat. Bestätigen Sie auch, dass er die richtige 6-stellige PIN eingibt. PINs können bei Bedarf aus dem Benutzerprofil neu generiert werden.
F: Ein Produkt wird nicht im POS-Raster angezeigt.
A: Das Produkt wurde möglicherweise nicht zum Raster in Change Layout hinzugefügt. Siehe den FAQ-Eintrag unten für die vollständigen Schritte zum Hinzufügen eines neuen Produkts zum Raster.
F: Kann ich einen Verkauf ohne Internetverbindung verarbeiten?
A: Das Convious POS benötigt eine aktive Internetverbindung, um Verkäufe zu verarbeiten und Bestellungen zu synchronisieren. Wenn die Verbindung verloren geht, erscheint ein rotes WLAN-Symbol in der oberen linken Ecke des Bildschirms und eine Benachrichtigung wird unten angezeigt. Stellen Sie Ihre Verbindung wieder her, bevor Sie fortfahren. Kontaktieren Sie das Convious-Supportteam, wenn das Problem weiterhin besteht.
F: Wie füge ich ein neues Produkt zum POS-Raster hinzu?
A: Neue Produkte erscheinen nicht automatisch im Raster. Befolgen Sie diese Schritte:
Fügen Sie das Produkt zur richtigen Kategorie in Ihrem Control Panel hinzu.
Melden Sie sich vom POS ab (oder wechseln Sie den Benutzer) und melden Sie sich wieder an.
Gehen Sie zum Hamburger-Menü > Settings > Change Layout.
Finden Sie das Produkt in der Liste links und fügen Sie es zur entsprechenden Rasterposition hinzu.